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5. Funzioni accessorie

5.1. Revoca della Ricevuta Telematica

Qualora l’utilizzatore finale - ai sensi degli articoli 13 e 14 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 11, ovvero per richieste regolamentate connesse all’utilizzo di carte di pagamento (c.d.: procedura di charge back, nella quale non rientrano i casi di frode ma unicamente i casi in cui l’Utilizzatore finale richieda un rimborso per un pagamento effettuato a fronte di un servizio di cui non ha usufruito) chieda al proprio prestatore di servizi di pagamento il rimborso di un pagamento già completato, il Sistema pagoPA mette a disposizione di Prestatori di Servizi di Pagamento e Enti Creditori idonee funzionalità per gestire la revoca della ricevuta telematica inviata in precedenza.

Come indicato in Figura 1, la revoca della ricevuta telematica si esplica nell’invio di una richiesta di revoca (RR) da parte del Prestatore di Servizi di Pagamento, contenente i riferimenti della ricevuta telematica oggetto della revoca e nella risposta da parte dell’Ente Creditore contenente l’esito della revoca (ER).

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Figura 1: Il processo di revoca

Il processo è iniziato dall’Utilizzatore finale, che richiede la revoca al proprio Prestatore di Servizi di Pagamento (Task T3.1), a seguito della quale quest’ultimo inoltra la richiesta all’Ente Creditore (Task T3.2) attraverso il NodoSPC (Task T3.3).

L’Ente Creditore esamina la richiesta (Gateway G3.1):

  • L’Ente Creditore non consente la revoca di una ricevuta telematica se il pagamento associato è contestuale all’erogazione di un servizio (ad esempio: acquisto di biglietti per musei o trasporti pubblici, prestazioni sanitarie già eseguite, ecc.) inviando un ER di esito negativo (Task T3.4) che viene trasmesso dal NodoSPC al Prestatore di servizi di Pagamento (Task T3.5) e da questi all’Utilizzatore finale (Task T3.6) che apprende l’esito (Task T3.5)
  • In caso contrario l’Ente Creditore, entro tempi compatibili con il procedimento richiesto, esamina la richiesta e invia l’esito della revoca, aggiornando i propri archivi informatici e riaprendo la posizione debitoria se necessario (Task T3.8). L’esito positivo è trasmetto dal NodoSPC al Prestatore di Servizi di Pagamento (Task T3.9), il quale esegue il riaccredito verso l’Utilizzatore finale (Task T3.10), il quale lo riceve direttamente senza l’intervento del NodoSPC (Task T3.7). Il Prestatore di servizi di Pagamento recupera la somma dovuta compensandola sui successivi accrediti da effettuare verso l’Ente Creditore ed espone la cifra (negativa) sul successivo rendiconto (Task T3.11), che viene trasmesso all’Ente Creditore attraverso il NodoSPC (Task T3.12). A questo punto l’Ente Creditore è in grado di riconciliare correttamente gli importi (Task T3.13)

In ogni caso, l’Ente Creditore deve predisporre - e darne evidenza sul proprio sito attraverso il quale sono effettuati i pagamenti - apposite procedure amministrative di back-office al fine di gestire, nel rispetto della normativa vigente, i flussi relativi a reclami, rimborsi e revoche sia dal punto di vista amministrativo, sia dal punto di vista contabile.

5.2. Annullo tecnico

L’annullo tecnico è una casistica dell’invio di una richiesta di revoca che indica che la RT inviata è tecnicamente errata, dunque il Prestatore di Servizi di Pagamento può invocarla unicamente ricorra uno dei seguenti casi di errori procedurali:

  1. Invio di una Ricevuta Telematica (RT) con esito positivo, tuttavia l’utilizzatore finale non ha ricevuto nessun addebito né il Prestatore di Servizi di Pagamento ha emesso alcuna attestazione di pagamento (scontrino, ricevuta, e-mail, ecc.);
  2. Invio di una Ricevuta Telematica (RT) con esito negativo, tuttavia l’utilizzatore finale ha ricevuto un addebito e il Prestatore di Servizi di Pagamento ha emesso un’attestazione di pagamento (scontrino, ricevuta, e-mail, ecc.).
Al di fuori delle circostanze sopra descritte l’utilizzo dell’annullo tecnico non è ammesso.

Il processo di annullo tecnico, descritto in Figura 2, è il seguente

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Figura 2: Processo di annullo tecnico

Il Prestatore di servizi di Pagamento invia la richiesta di annullo tecnico al NodoSPC (Task T4.1), che verifica la casistica del caso (Gateway G4.1):

  • Nel caso in cui sia stata inviata una ricevuta telematica positiva senza l’avvenuto pagamento, il nodo aggiorna lo stato del pagamento ed invia l’informazione all’Ente Creditore (Task T4.2), il quale aggiorna i suoi archivi informatici (Task T4.4)
  • Nel caso in cui sia stata inviata una ricevuta telematica negativa a fronte di un avvenuto pagamento, in NodoSPC invia l’informazione di effettuare l’annullo tecnico (Task T4.3) sia all’Ente Creditore, in quale aggiorna i propri archivi informatici (Task T4.4), che al Prestatore di servizi di Pagamento, il quale può procedere all’invio dell’accredito (Task T4.6), che viene ricevuto dall’Ente Creditore (Task T4.8) attraverso il NodoSPC (Task T4.7), che all’inoltro della rendicontazione (Task T4.9), che viene anch’esso ricevuto dall’Ente Creditore (Task T4.11) attraverso il NodoSPC (Task T4.10)

5.3. Storno del pagamento

Qualora l’Utilizzatore finale chieda a vario titolo l’annullamento (storno) di un pagamento all’Ente Creditore presso il quale questo è stato disposto, il sistema mette a disposizione dell’Ente Creditore e del Prestatore di Servizi di Pagamento idonee funzionalità del NodoSPC per gestire detta operazione.

L’Ente Creditore deve predisporre - e darne evidenza sul proprio sito attraverso il quale sono effettuati i pagamenti - apposite procedure amministrative di back-office al fine di gestire, nel rispetto della normativa vigente, le richieste di storno del pagamento ed i relativi flussi economici (Figura 3).

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Figura 3: Processo di storno di un pagamento

Il processo di storno viene iniziato dall’Utilizzatore finale che lo richiede all’Ente Creditore (Task T5.1)

L’Ente Creditore esamina la richiesta (Gateway G5.1):

  • In caso di esito negativo, l’Ente Creditore comunica l’informazione all’Utilizzatore finale (Task T5.2) che apprende l’esito (Task T5.3)
  • In caso contrario l’Ente Creditore, entro tempi compatibili con il procedimento richiesto, esamina la richiesta e invia l’esito dello storno, aggiornando i propri archivi informatici e riaprendo la posizione debitoria se necessario (Task T5.4). L’esito positivo è trasmesso dal NodoSPC al Prestatore di Servizi di Pagamento (Task T5.5), il quale esegue il riaccredito verso l’Utilizzatore finale (Task T5.6) che lo riceve direttamente senza l’intervento del NodoSPC (Task T5.7). Il Prestatore di Servizi di Pagamento recupera la somma dovuta compensandola sui successivi accrediti da effettuare verso l’Ente Creditore ed espone la cifra (negativa) sul successivo rendiconto (Task T5.8) che viene trasmesso all’Ente Creditore attraverso il NodoSPC (Task T5.8). A questo punto l’Ente Creditore è in grado di riconciliare correttamente gli importi (Task T5.10).

5.4. Attestazione del pagamento

L’attestazione di avvenuto pagamento è rappresentata dal documento informatico (Ricevuta Telematica) che l’Ente Creditore riceve dal Prestatore di Servizi di Pagamento.

L’Ente Creditore deve rendere disponibile, su richiesta dell’utilizzatore finale, tale documento, sia sotto forma di duplicato informatico che sotto forma di copia analogica dello stesso. Poiché nelle ricevute telematiche possono essere contenuti da 1 a 5 pagamenti aventi lo stesso ente beneficiario, sarà cura dell’Ente Creditore, se del caso, produrre tante copie analogiche quanti sono i pagamenti effettuati contenuti nella stessa ricevuta telematica.

Laddove l’Ente Creditore sia chiamato a predisporre un’attestazione del pagamento ricevuto da parte del pagatore e debba indicare in tale attestazione la data e l’orario del pagamento, si dovrà tenere conto della data e dell’orario dell’interazione che il pagatore ha eseguito per finalizzare il pagamento con l’Ente Creditore o con il PSP, rispettivamente per i pagamenti eseguiti presso l’Ente Creditore e per i pagamenti eseguiti presso il PSP.

In particolare, l’Ente Creditore dovrà comportarsi come segue:

  • per i pagamenti eseguiti presso l’Ente Creditore, fa fede la data e l’orario indicato nella RPT, a condizione ovviamente che tale RPT abbia dato come esito una RT positiva;
  • per i pagamenti eseguiti presso il PSP, fà fede la data e l’orario indicati nell’attestazione (scontrino) rilasciato dal PSP.

Nel caso di pagamento attivato presso il Prestatore di Servizi di Pagamento, questi fornisce direttamente all’Utilizzatore finale un documento (ricevuta, scontrino, ecc.) che rappresenta un estratto analogico del documento informatico che il Prestatore di Servizi di Pagamento invierà successivamente all’Ente Creditore. Tale documento può essere utilizzato dall’Utilizzatore finale per ottenere quietanza da parte dell’EC.

Le copie analogiche prodotte dall’Ente Creditore o dai Prestatori di Servizi di Pagamento devono necessariamente contenere, oltre al logo del Sistema pagoPA, almeno le seguenti informazioni:

  • Data e ora dell’operazione
  • Codice fiscale e denominazione dell’Ente Creditore
  • Identificativo univoco versamento (IUV) - Identificativo univoco assegnato dall’Ente Creditore
  • Codice identificativo del Prestatore di Servizi di Pagamento
  • Numero univoco assegnato al pagamento dal Prestatore di Servizi di Pagamento
  • Importo dell’operazione
  • Causale del versamento indicata nella richiesta di pagamento telematico.

5.5. Riconciliazione dei pagamenti

Con rifermento alle macro-fasi del processo, una volta effettuata la fase di “Regolamento contabile” da parte del Prestatore di Servizi di Pagamento, l’Ente Creditore provvede a riconciliare le ricevute telematiche (RT) con le informazioni contabili fornite dal proprio istituto tesoriere o da Poste Italiane in relazione agli incassi avvenuti sui c/c postali (ad esempio: Giornale di Cassa per le Pubbliche Amministrazioni che utilizzano il formato OIL/OPI; altre modalità per le Pubbliche Amministrazioni centrali che possono richiedere tali informazioni alla Ragioneria Generale dello Stato).

Secondo quanto indicato dalle Linee guida e dal suo Allegato A «Specifiche attuative dei codici identificativi di versamento, riversamento e rendicontazione», il Prestatore di Servizi di Pagamento che riceve l’ordine dal proprio cliente o che esegue l’incasso per conto dell’Ente Creditore può regolare contabilmente l’operazione in modalità singola o in modalità cumulativa, il che comporta per l’Ente Creditore due diverse modalità di riconciliazione.

5.5.1. Riconciliazione in modalità singola

Qualora, a fronte di ogni singolo set di informazioni contenuto in una richiesta di pagamento, il Prestatore di Servizi di Pagamento effettui una singola disposizione di pagamento nei confronti dell’Ente Creditore per regolare contabilmente l’operazione (ad esempio: l’utilizzo della forma tecnica “bonifico di tesoreria”), si parla di riconciliazione in modalità singola.

L’operazione di riconciliazione in modalità singola viene effettuata dall’Ente Creditore sulla base della seguente coppia di informazioni presenti sulla ricevuta telematica inviata dal Prestatore di Servizi di Pagamento all’Ente Creditore:

  • Identificativo univoco versamento (IUV) che deve coincidere con la componente identificativo univoco versamento della causale della disposizione di accredito inviata al Prestatore di Servizi di Pagamento dall’Ente Creditore, secondo le indicazioni di cui alla Sezione I dell’Allegato A alle Linee guida;
  • ì-esima occorrenza del dato relativo al singolo importo pagato della Ricevuta Telematica che deve coincidere con il dato presente nell’informazione della disposizione di accredito inviata al Prestatore di Servizi di Pagamento dall’Ente Creditore.

5.5.2. Riconciliazione in modalità multipla

Qualora il Prestatore di Servizi di Pagamento effettui un’unica disposizione cumulativa di pagamento nei confronti dell’Ente Creditore per regolare contabilmente i pagamenti relativi agli esiti contenuti in una o più ricevute telematiche, si parla di Riconciliazione in modalità multipla che viene effettuata dall’Ente Creditore sulla base dei dati forniti dal proprio istituto tesoriere e di quelli contenuti nel flusso di rendicontazione che il Prestatore di Servizi di Pagamento deve inviare all’Ente Creditore stesso.

La riconciliazione in questo caso deve essere effettuata in due fasi:

  • nella prima fase il dato identificativo del flusso - presente nella causale del SEPA Credit Transfer inviato dal Prestatore di Servizi di Pagamento all’Ente Creditore - deve essere abbinato con quello presente nel Flusso di rendicontazione inviato all’Ente Creditore dal Prestatore di Servizi di Pagamento che ha eseguito i pagamenti.
  • Nella seconda fase della riconciliazione l’Ente Creditore abbinerà i dati contenuti nel Flusso di rendicontazione di cui sopra con i dati presenti nelle ricevute telematiche (RT) memorizzate presso di sé sulla base della seguente coppia di informazioni:
    1. Identificativo univoco versamento presente sulla ricevuta telematica inviata all’Ente Creditore che deve coincidere con lo stesso dato presente nella struttura dati del Flusso di rendicontazione;
    2. importo presente sulla ricevuta telematica inviata all’Ente Creditore che deve coincidere con il dato omonimo presente nella struttura dati del Flusso di rendicontazione.

Il NodoSPC fornisce apposite funzioni centralizzate a disposizione dei Prestatori di Servizi di Pagamento e degli Enti Creditori, con le quali i primi possono inviare il Flusso di rendicontazione e gli altri ricevere i dati ivi contenuti.

5.5.3. Pagamento contenente più accrediti

Qualora l’utilizzatore finale presenti al Prestatore di Servizi di Pagamento una RPT contenente più pagamenti ovvero presenti un “carrello” di richieste di pagamento telematico aventi più beneficiari, il Prestatore di Servizi di Pagamento deve effettuare un unico addebito verso l’Utilizzatore finale al quale attribuisce lo stesso identificativo univoco di riscossione: pertanto l’Ente Creditore dovrà opportunamente tenerne conto nelle proprie procedure applicative di riconciliazione.

5.6. Altre funzioni accessorie

Seppur meno utilizzate nella pratica comune, si citano di seguito alcune ulteriori funzione accessorie messe a disposizione dal Sistema pagoPA:

  • Richiesta di una copia della ricevuta telematica
  • Richiesta dell’elenco delle richieste di pagamento telematico pendenti
  • Gestione della ricevuta telematica di notifica decorrenza termini

I dettagli relativi alle suddette funzioni sono riportati nella sezione III