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Documenti pubblici, digitali.

2. Formazione dei documenti informatici

2.1. Documento informatico

2.1.1. Formazione del documento informatico

Il contenuto del presente capitolo si applica, salvo ove diversamente specificato, ai soggetti di cui all’art. 2 commi 2 e 3 del CAD.

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’allegato 2;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente. Nel caso della Pubblica Amministrazione [1], l’identificazione dei documenti oggetto di registrazione di protocollo è rappresentata dalla segnatura di protocollo univocamente accoppiata al documento. L’identificazione dei documenti non protocollati è affidata alle funzioni del sistema di gestione documentale. In alternativa l’identificazione univoca può essere realizzata mediante associazione al documento di una sua impronta crittografica basata su funzioni di hash che siano ritenute crittograficamente sicure.

Il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera a), l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

  • apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
  • memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza in accordo con quanto riportato al § 3.9;
  • versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo la sopracitata lettera b) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

  • apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
  • memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza in accordo con quanto riportato al § 3.9;
  • versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo le sopracitate lettere c) e d) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

  • apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata
  • registrazione dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;
  • produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

La certezza dell’autore è la capacità di poter associare in maniera certa e permanente il soggetto che ha sottoscritto il documento stesso.

Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati. L’insieme dei metadati del documento informatico è definito nell’allegato 5 “Metadati” alle presenti linee guida.

La disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico sono garantite attraverso l’adozione di specifiche politiche e procedure predeterminate dall’ente, in conformità con le disposizioni vigenti in materia di accesso e protezione dei dati personali. Nel caso della Pubblica Amministrazione, tali politiche e procedure sono contenute nel manuale di gestione documentale di cui al paragrafo 3.5. L’evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento” alle presenti linee guida ove sono specificate, anche, le caratteristiche e i criteri di scelta del formato stesso.

[1]Si fa riferimento ai soggetti di cui all’art. 2 comma 2, lettera a) del CAD.

2.2. Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

I requisiti tecnici per la certificazione di processo sono individuati nell’allegato 3 “Certificazione di Processo”.

La conformità della copia per immagine ad un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto.

L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2.3. Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici

Un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se è ottenuto mediante la memorizzazione della medesima evidenza informatica, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi; ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di un documento nel medesimo formato.

La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento “.pdf”. L’estratto di un documento informatico è una parte del documento con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto. Tali documenti hanno lo stesso valore probatorio dell’originale da cui hanno origine se la stessa conformità non viene espressamente disconosciuta. In particolare, la validità del documento informatico per le copie e/o estratti di documenti informatici è consentita mediante uno dei due metodi:

  • raffronto dei documenti;
  • certificazione di processo.

I requisiti tecnici per la certificazione di processo sono individuati nell’allegato 3 “Certificazione di Processo”.

Il ricorso ad uno dei due metodi sopracitati assicura la conformità del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine.

La conformità della copia o dell’estratto informatico ad un documento informatico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, nonché del sigillo elettronico qualificato e avanzato da parte di chi effettua il raffronto.

Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie o estratti informatici di documenti informatici può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l’estratto. L’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata o avanzata del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2.4. Il documento amministrativo informatico

2.4.1. Formazione del documento amministrativo informatico

Al documento amministrativo informatico si applicano le stesse regole valide per il documento informatico, salvo quanto specificato nel presente paragrafo.

La Pubblica Amministrazione forma gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione documentale del sistema di gestione informatica dei documenti oppure acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 -bis [2], 40 -bis [3] e 65 [4] del CAD.

Il documento amministrativo informatico è identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale.

Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD sono identificate e trattate come i documenti amministrativi informatici. Se soggette a norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per riassunto sono memorizzate in specifici archivi informatici dettagliatamente descritti nel manuale di gestione documentale.

Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità di cui al paragrafo 2.1.1, anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione documentale.

Al documento amministrativo informatico viene associato un insieme di metadati, come indicato nell’allegato 5 “Metadati” alle presenti Linee guida, così come previsto ai sensi dell’art 53 del TUDA [5] per la registrazione di protocollo, nonché ai sensi dell’articolo 56 del TUDA [6] per i metadati relativi alla classificazione ed alla definizione dei tempi di conservazione, in coerenza con il piano di conservazione e dei metadati che definiscono la relazione con l’aggregazione documentale informatica d’appartenenza.

Inoltre, sono associati i metadati atti a fornire le informazioni relative alla modalità di formazione e alla tipologia del documento, alla presenza di allegati, alla riservatezza dello stesso, alle informazioni per identificare il formato, alla versione, e, infine, all’esito delle verifiche a cui il documento viene sottoposto.

Fanno eccezione i documenti soggetti a registrazione particolare a cui comunque vengono associati l’insieme dei metadati previsti per il documento informatico immodificabile, come descritto nel manuale di gestione documentale.

Al documento amministrativo informatico sono associati eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi o per finalità gestionali o conservative, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce, e descritti nel manuale di gestione documentale.

Ulteriori metadati associati al documento amministrativo informatico in funzione della specificità di una o più Amministrazioni sono definiti da queste ultime, sentito il Ministero per i beni e le attività culturali, e trasmessi all’Agenzia per l’Italia digitale che ne cura la pubblicazione sul proprio sito.

[2]
L’art. 5-bis, comma 1, del CAD prevede che “La presentazione di

istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese”.

[3]
L’art. 40-bis del CAD prevede che “Formano comunque oggetto di

registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che provengono da o sono inviate a domicili digitali eletti ai sensi di quanto previsto all’articolo 3-bis, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all’articolo 65 in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71”.

[4]
L’art. 65 del CAD disciplina “Le istanze e le dichiarazioni

presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici”.

[5]
L’art. 53, comma 1, del TUDA prevede che “La registrazione di

protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile”.

[6]
L’art. 56 del TUDA prevede che “Le operazioni di registrazione

indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni”.

2.5. Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici

Alle copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici si applicano le disposizioni di cui al paragrafo 2.2.

L’attestazione di conformità della copia informatica di un documento amministrativo analogico, formato dalla Pubblica Amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata o avanzata del funzionario delegato.