Allegato A: Piano di Cessazione del Servizio di Conservazione¶
(“Nome del soggetto accreditato”)
emissione del documento
| Azione | Data | Nominativo | Funzione |
| Redazione | |||
| Verifica | |||
| Approvazione |
Registro delle versioni e relative distribuzioni
| N°Ver/Rev/Bozza | Data emissione | Modifiche apportate | Osservazioni | Distribuito a |
Introduzione¶
Descrivere le finalità e gli argomenti contenuti nel documento. Indicare i riferimenti delle organizzazioni e dei soggetti che sono responsabili della stesura e aggiornamento del documento e della sua esecuzione.
Indicare i riferimenti (nome, l’indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono) del referente del documento e della sua area/ufficio.
Definizioni e acronimi¶
Riportare le definizioni dei termini utilizzati che possono essere fonte di ambiguità e gli acronimi presenti nel documento.
Riferimenti normativi¶
Si riporta di seguito un esempio di contenuto del paragrafo da aggiornare con le norme più recenti.
Normativa nazionale
- Decreto Legislativo 7 marzo 2005, №82, e s.m.i — Codice dell’Amministrazione Digitale («CAD»);
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 — Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
- Circolare AglD №65/2014 (G.U. №89 del 16/04/2014) — Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.
Normativa europea
- Regolamento (UE) №2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016 (“GDPR”) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati;
- Regolamento (UE) №910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014 (“eIDAS”), in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
Standard internazionali
- ISO/TR 18492:2005 — Long-term preservation of electronic document-based information;
- ISO 14721:2005/2012 — Space data and information transfer systems — Open archival Information system (OAIS) — Reference model;
- UNI 11386:2010, Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO);
- ETSI TS 119-511 v0.0.5;
- ETSI TS 119-512 v0.0.6;
- ISAD (G) - General International Standard Archival Description.
Terze parti coinvolte¶
Indicare le terze parti coinvolte nell’assistere l’esecuzione della cessazione descrivendo il loro ruolo e l’ambito di competenza.
Analisi dei rischi¶
Descrivere gli elementi dell’analisi dei rischi correlati al processo di cessazione previsto dal piano descrivendo gli eventi probabili che nel verificarsi possono produrre effetti indesiderati rilevanti e le eventuali azioni di mitigazione individuate da adottare.
Alcuni eventi possono derivare dalla gestione del sistema di conservazione nel corso dell’erogazione del servizio di conservazione e antecedente all’avvio del processo di cessazione, ad esempio:
- Grado di affidabilità dell’impianto tecnologico, livelli di aggiornamento e di sicurezza fisica e logica;
- attività di controllo continua;
- esecuzione di operazioni di migrazione per prevenire i rischi connessi all’obsolescenza HW/SW;
- presenza negli archivi di PDA non conformi o non più validi (MT scadute e non rinnovate);
Alcuni elementi di rischio del processo di cessazione possono invece essere:
- il grado di interoperabilità nei processi di migrazione ad altro sistema di conservazione;
- la leggibilità e autenticità dei dati migrati (rispettando i formati standard);
- la perdita di informazioni;
- azioni dolose da parte del personale interno.
La pianificazione dei rischi connessi alla cessazione dell’attività di conservazione dovrebbe prendere come riferimento di alto livello la norma UNI ISO 31000.
Programmazione delle attività di cessazione¶
Descrivere le modalità per la programmazione delle attività indicate nel capitolo successivo considerando le propedeuticità e stimando le durate. La programmazione delle attività deve essere:
- predisposta, tenendo conto dei rischi correlati allo svolgimento delle attività;
- gestita, assegnando le risorse e le responsabilità di ogni attività;
- monitorata e documentata.
Si può utilizzare una matrice delle assegnazioni responsabilità (RACI), in cui si individuano gli attori coinvolti, le fasi del processo e le responsabilità.
Indicare metodi e ruoli previsti per l’attività di verifica dell’esecuzione della programmazione delle attività di cessazione. Rappresentare la programmazione con un Diagramma di GANNT o strumento analogo. Tale documento è trasmesso ad AgID.
Descrizione del processo di cessazione¶
Nei paragrafi successivi sono riportate le principali attività di cui si compone il processo di cessazione che possono essere integrate/modificate sulla base dell’organizzazione e di esigenze specifiche del conservatore. Le descrizioni delle attività devono anche riportare le risorse utilizzate, i documenti in input, i documenti in output, la durata e la figura responsabile.
Avvio del processo¶
Indicare il processo di individuazione degli eventi potenziale causa di cessazione del servizio. Descrivere con una matrice di assegnazione delle responsabilità (tabella RACI) le attività e gli organi coinvolti per la valutazione degli eventi e per la decisione di avviare la procedura di cessazione e le modalità di comunicazione della decisione alle strutture preposte per la gestione delle fasi successive. Descrivere il processo di programmazione delle attività definendo le propedeuticità, i ruoli e le responsabilità e stimando le durate.
Comunicazione ai clienti del servizio¶
Indicare l’organo preposto alla comunicazione. Riportare i tempi, il contenuto e le modalità di comunicazione ai soggetti produttori dell’imminente cessazione del servizio di conservazione.
Nel contenuto della comunicazione occorre indicare la data di cessazione dell’accreditamento e l’informazione che gli archivi digitali saranno trasferiti al soggetto produttore o a un soggetto da questo indicato. Se il produttore è soggetto pubblico è opportuno segnalare anche l’obbligo per quest’ultimo di avvisare la sovrintendenza o le commissioni di sorveglianza.
La comunicazione dovrà anche informare sulla possibilità da parte del cliente del servizio, se Pubblica Amministrazione, di avvalersi del conservatore accreditato, se proposto dal soggetto cessante, oppure di optare per il recupero e versamento a suo carico della documentazione conservata.
Per i clienti privati occorre indicare l’ulteriore opzione di continuare ad avvalersi del servizio senza più l’accreditamento previo accordo tra le parti.
Comunicazione ad AgID¶
Indicare l’organo preposto alla comunicazione. Riportare i tempi, il contenuto e le modalità di comunicazione ad AgID dell’imminente cessazione del servizio di conservazione.
Comunicazioni a eventuali terze parti coinvolte¶
Indicare l’organo preposto alla comunicazione. Riportare i tempi, il contenuto, l’elenco dei destinatari e le modalità di comunicazione dell’imminente cessazione del servizio di conservazione ai soggetti terzi.
Analisi preliminare dei pacchetti di archiviazione¶
Indicare i ruoli e responsabilità dell’attività. L’attività riguarda la mappatura degli archivi da rappresentare con elenchi di consistenza suddivisi per soggetti produttori in cui sono indicate almeno le seguenti informazioni: dimensioni complessive dei pacchetti di archiviazione, numero di documenti, numero di pagine e spazio di archiviazione, presenza di dati personali sensibili e sanitari associati alle diverse tipologie documentali. L’elenco di consistenza dovrà indicare, inoltre, la presenza di aggregazioni documentali per le quali è previsto un sistema di fascicolazione e di serie archivistiche.
L’elenco di consistenza dovrà riportare, inoltre, il riferimento ad eventuali piani di classificazione e di scarto utilizzati per la gestione dei complessi documentari.
Trasferimento degli archivi di conservazione¶
Descrivere le procedure e gli aspetti tecnici e i tempi per la messa a disposizione degli archivi di conservazione.
Definire il processo di pianificazione delle attività di trasferimento degli archivi indicando le fasi che si prevedono, i tempi, i soggetti coinvolti e le responsabilità.
Si riporta di seguito un elenco non esaustivo delle attività da pianificare:
- Predisposizione della documentazione in cui sono definite le caratteristiche strutturali dei volumi da versare, le tipologie documentali, il contesto archivistico della documentazione versata, i metadati di conservazione e la struttura del sistema di conservazione che dovrà recepire i pacchetti versati;
- Verifica delle caratteristiche tecniche dei volumi da versare con particolare riferimento alle dimensioni e ai formati, definizione delle modalità di versamento al nuovo soggetto e delle responsabilità relative alla preparazione e manutenzione della struttura di interscambio;
- Valutazione delle tempistiche necessarie al download massivo dei pacchetti di archiviazione e condivisione delle tempistiche previste con il soggetto subentrante per il passaggio dei dati o caricamento nel sistema di interscambio e il versamento nel nuovo sistema di conservazione;
- Assegnazione e pianificazione delle attività ai soggetti coinvolti da entrambe le parti, verifica e approvazione del GANTT per il trasferimento.
Comunicazione delle modalità e tempistiche di trasferimento degli archivi¶
Descrivere le modalità e i contenuti della comunicazione da inviare ai soggetti produttori.
Predisposizione delle infrastrutture per la migrazione degli archivi di conservazione¶
Descrivere le attività operative per la configurazione delle infrastrutture per la migrazione del contenuto degli archivi di conservazione.
Descrizione del processo di migrazione¶
Rappresentare il processo di migrazione degli archivi indicando le fasi previste e le relative descrizioni. Riportare anche le attività di controllo, da parte del conservatore cessante, sul contenuto degli archivi da trasferire al fine di dichiarare completata l’attività a cui seguirà la comunicazione al soggetto subentrante.
Trasferimento e presa in carico da parte del soggetto subentrante¶
Riportare la descrizione delle fasi previste per il trasferimento degli archivi al soggetto subentrante comprese le fasi di presa in carico e comunicazione del passaggio di responsabilità. Specificare le responsabilità di chi versa e chi riceve, le modalità di trasferimento e le tecnologie adottate, le tipologie di verifiche sugli archivi e le azioni previste a garanzia dei vincoli sulla privacy dei dati trasferiti.
Cancellazione degli archivi di conservazione¶
Indicare tempi e modalità di cancellazione dei dati di conservazione specificando i passaggi comunicativi con i soggetti produttori. Eventuale dismissione dell’infrastruttura di conservazione. Il conservatore cessante deve garantire l’accessibilità di documenti e dati per un congruo periodo di tempo dopo la cessazione delle attività. Sono comprese le informazioni pertinenti relative a dati rilasciati e ricevuti dal conservatore, in particolare a fini di produzione di prove nell’ambito di procedimenti giudiziali e per assicurare la continuità del servizio (EIDAS art. 24 par.2, lettera h). Indicare inoltre i ruoli coinvolti e le modalità di gestione della prova della distruzione degli archivi.