4. Attività preliminari¶

Prima della redazione del DMP, occorre che l’istituto abbia eseguito le attività preliminari previste dalle Linee guida AgID, e in particolare:

• Censimento dei dati. All’interno dei singoli uffici o dei vari settori dell’amministrazione è necessario condurre il censimento delle banche dati e dei progetti di digitalizzazione, anche per quelli in itinere o che riguardano il recupero di digitalizzazioni e dati pregressi. Dovranno essere raccolte informazioni in relazione alle caratteristiche dei dati archiviati o che verranno acquisiti, alla loro identificazione e descrizione. Ciascun soggetto preposto alla gestione di una particolare base di dati indica poi al responsabile Open Data, tra le altre cose, le caratteristiche descrittive del dato, i tracciati record, il tasso temporale di aggiornamento, e ogni altra informazione utile a far comprendere le caratteristiche peculiari dei dati. AgID raccomanda l’adozione di un approccio di tipo “demand-driven” per individuare i dati che tenga conto dell’impatto economico e sociale nonché del livello di interesse degli utilizzatori suddivisi opportunamente per categorie (ad esempio cittadini, imprese, altre pubbliche amministrazioni), dei loro requisiti e delle loro necessità.
• Analisi giuridica delle fonti. Alla fase di censimento fa seguito l’analisi giuridica delle fonti del dato, fondamentale per creare un servizio equilibrato nel rispetto della funzione pubblica e dei diritti dei singoli individui. Essa evidenzia limitazioni d’uso, determinazione dei diritti e dei termini di licenza. AgID fornisce una breve checklist [5], utile per verificare se tutti gli aspetti giuridici siano stati valutati.
• Analisi delle politiche di accesso e licenza. Altro aspetto importante da considerare sono eventuali forme di aggregazione dei dati e restrizioni di accesso, che hanno anche un impatto sulla scelta della licenza. Esistono infatti casi in cui i dati possono essere diffusi solo in forma anonima, ossia a un livello di aggregazione tale da impedire di identificare le persone cui i dati si riferiscono, oppure per ragioni connesse alla sicurezza del bene a cui si riferiscono. A tal fine, è bene definire delle politiche di accesso ai dati in cui sia indicato un profilo di accesso specifico per ogni dato, dettato dai diritti sull’informazione di base, dalle norme o dalle policy in atto.
• Sistema di conservazione e storicizzazione. I dataset rilasciati costituiscono non solo una risorsa per la collettività, ma un prezioso patrimonio anche per le pubbliche amministrazioni che possono in questo modo archiviare in modo alternativo i loro dati in modalità indipendente dagli applicativi software originali che li hanno prodotti. Per questo motivo è importante premunirsi di un sistema di archiviazione/conservazione che mantenga le diverse versioni dei dati nel lungo periodo. A tal fine si raccomanda di assicurare che le versioni stesse siano accessibili a un URL stabile, che sia anche documentato unitamente alla pubblicazione del dato.

Una volta eseguite queste attività, l’istituto disporrà delle informazioni necessarie per la corretta compilazione del DMP.