Digitalematuriteit (Belgio) [5]¶

Nel 2019 il Flemish Department for Culture, Youth and Media ha chiesto al consorzio pubblico Meemoo di sviluppare uno strumento online facile da usare, che le istituzioni culturali potessero utilizzare per valutare la loro maturità digitale.

Meemoo, risultante dalla fusione di tre enti pubblici: “PACKED” (centro di competenza specializzato sul patrimonio digitale nelle Fiandre), “VIAA” (istituto fiammingo per gli archivi, Flemish Institute for Archiving) e “Lukas” (database online di immagini relative a patrimonio e collezioni d’arte fiamminghe), ha risposto all’appello lanciando Digitalematuriteit.

Sito web: https://www.digitalematuriteit.be/

Accessibilità dello strumento: disponibile online in lingua olandese

Modalità di compilazione: anonima o con registrazione

Questa piattaforma online è stata progettata per soddisfare le esigenze di una vasta gamma di organizzazioni culturali (biblioteche, archivi, musei, organizzazioni performative, centri espositivi, organizzazioni culturali, etc.), mettendo a disposizione una valida metodologia di autovalutazione del livello di maturità digitale che consente agli utenti di confrontare i propri risultati con quelli degli altri.

L’impiego di uno strumento diagnostico come Digitalematuriteit consente autonomamente di:

• Fare il punto sulla bontà delle iniziative di digitalizzazione correnti e sui punti di forza e di debolezza dell’ente dal punto di vista della maturità digitale;
• Comparare la propria performance con quella di altre istituzioni, raccogliendo informazioni sui loro percorsi di trasformazione digitale e lasciandosi ispirare dalle attività da loro realizzate;
• Immaginare il proprio futuro in chiave digitale e reinventare la propria identità, creando una relazione virtuosa tra la propria missione creativa e quella manageriale e tecnologica;
• Disporre di un solido punto di partenza per definire un piano d’azione per la trasformazione digitale, prioritizzando le iniziative maggiormente in linea con la visione e ricercando il giusto compromesso tra le necessità di innovazione, i limiti dei budget e le tempistiche preferite.

Dal punto di vista metodologico Digitalematuriteit si concentra sull’esplorazione di 5 aspetti legati al concetto di maturità digitale, ponendo alle organizzazioni culturali i seguenti quesiti:

1. Come affrontate le evoluzioni digitali nella vostra strategia organizzativa? Pensate strategicamente agli aspetti digitali all’interno della vostra organizzazione?
2. Come utilizzate le applicazioni digitali per migliorare l’interazione con i vostri pubblici?
3. I prodotti e i servizi digitali possono fornire un valore aggiunto all’interno della vostra organizzazione? Come state affrontando questo tema?
4. La maturità digitale non è solo una questione di strumenti, ma anche di persone. Disponete al vostro interno di capacità adeguate al raggiungimento dei vostri obiettivi?
5. Come sono organizzati i processi digitali all’interno della vostra organizzazione?

L’indagine su ciascuno di questi 5 quesiti viene condotta attraverso un questionario compilabile online che, articolato in 5 sezioni tematiche, comprende un totale di 47 domande.

Le organizzazioni che scelgono di creare un account possono utilizzare il metodo di autovalutazione beneficiando di significativi vantaggi [6]: gli utenti registrati ricevono, infatti, commenti, analisi settoriali e reportistiche personalizzate che rendono più concrete le questioni affrontate; possono impostare confronti selettivi filtrando i risultati in base al sotto-settore di riferimento, al numero di dipendenti e collaboratori, all’anno di fondazione o al budget annuale; infine, sono indirizzati alle risorse elettroniche che possono aiutarli a migliorare il grado di maturità digitale della propria organizzazione.

Il progetto Digitalematuriteit è particolarmente importante perché definisce le aree a cui le istituzioni impegnate nel processo di trasformazione digitale dovrebbero prestare maggiore attenzione. Inoltre, evidenzia che nel settore culturale è fondamentale che la trasformazione digitale investa non soltanto la capacità di gestire contenuti e dati ma anche le diverse competenze e risorse umane coinvolte nel processo. Oltre a delineare un quadro di riferimento chiaro e in costante aggiornamento, lo strumento aiuta le istituzioni a valutare la propria situazione e a migliorare il proprio livello di maturità digitale, collegando ogni elemento esaminato a casi specifici e raccomandazioni utili.

DEN Focus Model (Olanda)¶

Il Focus Model è un tool online progettato dal DEN Knowledge Institute Culture & Digital Transformation - istituzione di supporto sovra-settoriale finanziata dal ministero olandese dell’Istruzione, della Cultura e della Scienza – per guidare le istituzioni culturali nel processo di trasformazione digitale, che investe tutti gli aspetti di un’organizzazione.

Sviluppato in una prima versione beta, lo strumento sarà ulteriormente ampliato in futuro con maggiori opzioni e consigli, nonché con un sistema di benchmark che consentirà agli utenti di confrontare gli indicatori della propria organizzazione con quelli delle realtà comparabili.

Sito web: https://www.den.nl/aan-de-slag/focusmodel

Accessibilità dello strumento: disponibile online in lingua olandese (in futuro anche in inglese)

Modalità di compilazione: con informazioni anagrafiche

Il Focus Model prevede quattro assi: produttore (maker), prodotto (product), pubblico (publiek) e azienda (bedrijf). Questi assi creano, a loro volta, quattro quadranti: creazione (creatie), esperienza (beleving), valore (waarde), processo (proces).

Tracciando le attività e i punti di partenza, un’organizzazione può ottenere informazioni puntuali sulla posizione in cui si trova nel dominio digitale. Utilizzando tale schema, è possibile tracciare la situazione ideale, formulando una nuova strategia (attività digitali desiderate e visione per il futuro) e individuando le aree da attivare prioritariamente per ottenere gli obiettivi strategici prefissati, nel rispetto di tempi e costi previsti.

Creazione

Il primo quadrante descrive la relazione tra i produttori (maker) e i prodotti o servizi digitali (product). L’attenzione si concentra sul modo in cui la digitalizzazione consente ai produttori di interpretare le collezioni e formulare narrazioni in forme inedite – ad esempio attraverso una performance, un concerto, una mostra, una collezione d’arte – e fruibili in formato digitale.

Un buon esempio è il Performance Technology Lab [7], un’iniziativa di Feikes Huis, Cinedans, Likeminds e Beamlab, che organizza laboratori per produttori in cui è possibile sperimentare vecchie e nuove tecnologie. La conoscenza generata da questo processo viene condivisa su una piattaforma online, accessibile anche da altri operatori esterni. Performance Technology Lab, uno dei tre progetti principali lanciati dal DEN, nasce dall’esigenza di produttori, creativi e designer di sperimentare, prototipare e testare le soluzioni digitali nelle fasi iniziali delle progettualità creative abilitate dalle nuove tecnologie.

Esperienza

Il secondo quadrante riguarda l’esperienza del pubblico e, in particolare, i momenti in cui nascono nuove forme di esperienza pubblica in formato digitale – ad esempio attraverso un concerto online, una mostra virtuale o un archivio digitale.

Un buon esempio è il robot telecomandato Double [8] con cui ci si può muovere negli spazi virtuali della mostra “The Swarm”, che esamina l’interazione tra intelligenza artificiale e naturale. Il visitatore controlla, a distanza, il robot di telepresenza che viene inviato e guidato nello spazio espositivo.

Valore

Il terzo quadrante investe la relazione tra le attività e il pubblico, rispondendo alle domande “In che modo la digitalizzazione contribuisce a migliorare gli impatti sociali dell’istituzione? Come agisce rispetto allo sviluppo di nuovi modelli gestionali o all’aumento della capacità di generare ricavi?”.

Ad esempio, durante il lockdown ascrivibile alla pandemia di Covid-19, archivi come il BHIC [9] hanno lanciato o potenziato le loro funzioni di chat per rimanere in rapporto con i propri pubblici, ricevendo un riscontro positivo dagli utenti esistenti e intercettando anche un nuovo pubblico internazionale, costituito ad esempio da ricercatori che vivono e lavorano in località geograficamente distanti dall’archivio.

Processo

Il quarto quadrante concerne il lavoro digitale nell’organizzazione. La digitalizzazione impatta sui processi di supporto alla produzione, come nel caso del lavoro da remoto, della co-creazione o dell’archiviazione in digitale. Ad esempio, numerose compagnie di danza hanno iniziato a digitalizzare i propri contenuti [10], efficientando la gestione delle informazioni e assicurando una maggior efficacia delle operazioni interne.

Lo strumento di autovalutazione

Grazie alla collaborazione con altre istituzioni culturali, DEN ha sviluppato il Focus Model, concepito come uno strumento di autovalutazione disponibile online (focusmodel.den.nl), attraverso cui qualunque ente interessato può valutare la propria strategia digitale compilando online un semplice questionario: le risposte vengono automaticamente tracciate sul Focus Model, e inserite nei quadranti Creazione, Esperienza, Valore e Processo (le attività possono rientrare in più quadranti) [11].

Il modello analizza le informazioni inserite ed elabora una risposta in forma di “consiglio”, rivelando il posizionamento rispondente nel dominio digitale (rispetto, in particolare, alle attività istituzionali e alla strategia digitale), evidenziando le fasi dei processi organizzativi in cui sono in corso di implementazione soluzioni digitali e segnalando le opportunità di miglioramento.

Le figure seguenti presentano la sintesi di una simulazione di analisi realizzabile sul DEN Focus Model.

Figura 2. DEN Focus Model: simulazione – maturità della strategia digitale

Questa sezione contiene una sintesi delle informazioni fornite dall’organizzazione sulla propria strategia digitale, a cui viene restituito un feedback rispetto al suo posizionamento nel Focus Model. Le indicazioni riportate possono essere utili per stimolare la discussione all’interno dell’organizzazione e individuare le opportunità e gli strumenti di sviluppo.

Figura 3. DEN Focus Model: simulazione – maturità digitale delle attività

In questa sezione vengono analizzate le attività digitali dell’organizzazione nella prospettiva del Focus Model, considerando la trasformazione digitale nel senso più ampio possibile, dalla creazione all’esperienza e dall’organizzazione al marketing (ad esempio, spettacoli in livestream, arte digitale, piattaforme digitali, etc.) Tra gli strumenti più utili da adottare, il modello segnala i social media, i sistemi CRM e l’analisi dei dati, ma anche strumenti di collaborazione online come Trello, Basecamp e Asana.

È possibile aggiungere le attività che si desidera esaminare, rispondendo, per ciascuna di esse, a 12 domande.

Digital Culture Compass [12] (Regno Unito)¶

Commissionato dall’Arts Council England e dal National Lottery Heritage Fund nell’ambito del progetto Culture is Digital initiative del governo inglese, il Digital Culture Compass è uno strumento per l’auto-valutazione del grado di maturità digitale che consente alle organizzazioni culturali di esaminare le proprie competenze digitali (digital capabilities) ed esplorare la propria strategia digitale, permettendo ai diversi utenti di confrontarsi, identificare le opportunità di sviluppo e pianificare uno o più programmi di iniziative future.

Il progetto rientra nelle priorità strategiche dell’Arts Council England e del National Lottery Heritage Fund, che desiderano aiutare il settore culturale a sfruttare al meglio le opportunità delle tecnologie digitali, rispondendo alla raccomandazione del rapporto Culture is Digital 2018 del Department for Digital, Culture, Media and Sport.

Lo strumento è stato sviluppato mediante una partnership pubblico-privata costituita da The Space, Golant Innovation/The Audience Agency, Creative Co-op, Culture24 e l’Università di Leicester.

La piattaforma Digital Culture Compass offre una serie di servizi fondamentali a qualunque ente desideri approcciarsi al mondo digitale ed investirvi risorse adeguate:

• Il Digital Maturity Index, che permette alle organizzazioni di comprendere e confrontare la propria capacità digitale, definendo gli obiettivi e i piani di miglioramento;
• Il Digital Culture Code, che quantifica e rivela l’impegno a sviluppare la propria maturità digitale e quella del settore culturale latamente inteso;
• Il Digital Culture Charter, che comprende i principi che le organizzazioni possono sottoscrivere per assicurare che il loro uso del digitale sia coerente con la visione culturale, con la missione organizzativa e gli standard etici;
• Il Tracker, cuore dell’iniziativa, che consente alle organizzazioni artistiche e culturali di:
• Valutare l’uso del digitale al momento della rilevazione;
• Stabilire gli obiettivi da raggiungere nei successivi 12 mesi;
• Registrare note che spieghino le ipotesi sottostanti la valutazione e gli obiettivi attuali;
• Visualizzare rapporti aggregati basati su dati anonimi, in modo da poter conoscere il numero e la tipologia delle organizzazioni che utilizzano il Tracker e i punteggi medi ottenuti per area;
• Esportare il contenuto per lavorare offline.

Grazie al Tracker è possibile valutare diverse organizzazioni in base a una griglia parametrica composta da 4 livelli (initial, managed, integrated, optimising), attestanti la maturità digitale dell’ente in riferimento a 12 aree tematiche principali (Tabella 2), ognuna delle quali ulteriormente suddivisa in sotto-tematiche (Tabella 3).

Al fruitore del servizio è offerta la possibilità di approfondire liberamente una, più o tutte le aree tematiche. Il quadro che si ottiene completando il processo di autovalutazione permette di ottenere una visione a 360° della sintonia tra organizzazione, sistemi IT e le funzioni aziendali caratterizzanti un’organizzazione culturale.

Tabella 2. Digital Culture Compass Tracker, aree tematiche

Tabella 3. Digital Culture Compass Tracker, dettaglio per area tematica “Strategy & Governance”

Confronti¶

Si riporta di seguito una tabella di sintesi in cui sono state messe a confronto le diverse “filosofie” di approccio dei tre modelli di maturity assessment per le organizzazioni culturali già sperimentati in Europa evidenziandone vantaggi e svantaggi.

Tabella 4. Modelli di maturity assessment: confronto tra i tre casi europei analizzati

Ciò che i tre casi analizzati hanno in comune è la possibilità per gli istituti culturali di accedere in autonomia allo strumento di autovalutazione e di disporre di tool online per svolgere il percorso di assessment. Entrambe queste caratteristiche si ritengono fondamentali per il successo del metodo.