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Documenti pubblici, digitali.

Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Scenario

Il tema della dematerializzazione degli archivi cartacei risulta cruciale affinché le amministrazioni possano conseguire i propri obiettivi di digitalizzazione.

Le nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’Agenzia per l’Italia digitale, adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD e in vigore dal 1° gennaio 2022, rappresentano un importante contributo nel rafforzamento e nell’armonizzazione del quadro normativo di riferimento in tema di produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici, mirando a semplificare e rendere più accessibile la materia, integrandola ove necessario, per ricondurla in un unico documento sistematico di pratico utilizzo.

Al loro interno sono delineati i necessari adeguamenti organizzativi e funzionali richiesti alle pubbliche amministrazioni, chiamate a consolidare e rendere concreti i principi di trasformazione digitale enunciati nel CAD e nel Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa - TUDA.

Le Linee guida costituiscono la premessa fondamentale dell’agire amministrativo in ambiente digitale, in attuazione degli obiettivi di semplificazione, trasparenza, partecipazione e di economicità, efficacia ed efficienza, già prescritti dalla Legge n.241/1990, assicurando la corretta impostazione metodologica per la loro realizzazione nel complesso percorso di transizione digitale.

La Pubblica Amministrazione è tenuta ad assicurare la rispondenza alle Linee guida, adeguando i propri sistemi di gestione informatica dei documenti, al fine di garantire effetti giuridici conformi alle stesse nei processi documentali, nonché ad ottemperare alle seguenti misure:

  • gestione appropriata dei documenti sin dalla loro fase di formazione per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici, come delineato nel paragrafo 1.11 delle Linee guida;
  • gestione dei flussi documentali mediante aggregazioni documentali informatiche, come specificato nel paragrafo 3.3;
  • nomina dei ruoli e delle responsabilità previsti, come specificato ai paragrafi 3.1.2 e 4.4;
  • adozione del Manuale di gestione documentale e del Manuale di conservazione, come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7;
  • pubblicazione dei provvedimenti formali di nomina e dei manuali in una parte chiaramente identificabile dell’area «Amministrazione trasparente», prevista dall’art. 9 del D.Lgs. 33/2013;
  • rispetto delle misure minime di sicurezza ICT, emanate da AGID con Circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017;
  • rispetto delle in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR);
  • trasferimento dei documenti al sistema di conservazione, ai sensi del paragrafo 4 e dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD.

Il corretto assolvimento di tali obblighi incide significativamente non solo sull’efficacia e l’efficienza della Pubblica Amministrazione, migliorando i processi interni e facilitando gli scambi informativi tra le amministrazioni e il settore privato, ma rappresenta anche un elemento fondamentale nella prestazione di servizi di alta qualità ai cittadini e alle imprese, assicurando trasparenza, accessibilità e protezione di dati e documenti.

Nell’ambito delle sue funzioni di vigilanza, verifica, controllo e monitoraggio, e conformemente a quanto stabilito dall’articolo 18-bis del CAD, l’Agenzia per l’Italia digitale ha pianificato di avviare un’attività di monitoraggio riguardante l’adempimento degli obblighi specificati dalle Linee guida.

A questo scopo, entro il 2024 verrà sviluppato un modello basato su indicatori chiari e dettagliati, supportato da un accurato percorso metodologico. Questo permetterà di procedere con un monitoraggio efficace e sistematico, da realizzarsi entro il 2025 per le disposizioni sulla Gestione documentale, ed entro il 2026 per quelle relative alla Conservazione digitale.

Per il futuro a breve termine, al fine di consentire alle amministrazioni di realizzare le attività di dematerializzazione degli archivi cartacei sarà necessario definire ulteriori adeguati strumenti di procurement che possano supportare il conseguimento degli obiettivi di digitalizzazione.

Contesto normativo

Riferimenti normativi italiani:

Riferimenti normativi europei:

Obiettivo 3.3 - Consolidare l’applicazione delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione documentale

RA3.3.1 - Monitorare l’attuazione delle Linee guida

  • Target 2024 - Costruzione baseline per il monitoraggio dell’attuazione delle Linee guida
  • Target 2025 - Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato il Manuale di gestione documentale, nominato il Responsabile della gestione documentale per ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO) e, qualora siano presenti più AOO, nominato anche il Coordinatore della gestione documentale, pubblicando gli atti in «Amministrazione trasparente»
  • Target 2026 - Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato il Manuale di conservazione e nominato il Responsabile della conservazione, pubblicando gli atti in «Amministrazione trasparente»

Linee di azione istituzionali

RA3.3.1

  • Dicembre 2024 * - Pubblicazione di un modello per il monitoraggio - (AGID) - CAP3.29
  • Dicembre 2025 - Completamento attività di monitoraggio relativo al target 2025 - (AGID) - CAP3.30
  • Dicembre 2026 - Completamento attività di monitoraggio relativo al target 2026 - (AGID) - CAP3.31

Linee di azione per le PA

RA3.3.1

Dal primo gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Oltre al rispetto della normativa previgente le amministrazioni sono tenute a rispettare quanto previsto dalle suddette Linee guida.

  • Giugno 2025 - Le PA devono verificare che in «Amministrazione trasparente» sia pubblicato il Manuale di gestione documentale, la nomina del Responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO e, qualora siano presenti più AOO, la nomina del Coordinatore della gestione documentale - CAP3.PA.17
  • Giugno 2026 - Le PA devono verificare che in «Amministrazione trasparente» sia pubblicato il Manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione - CAP3.PA.18