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Documenti pubblici, digitali.

6.4. Accordi di esclusiva

Si devono evitare, per quanto possibile, accordi di esclusiva tra enti pubblici e partner privati, facendo in modo, sulla base dell’art. 11 del Decreto, che i documenti delle pubbliche amministrazioni, degli organismi di diritto pubblico, delle imprese pubbliche e delle imprese private, possano essere riutilizzati da tutti gli operatori interessati alle condizioni previste dal Decreto stesso, anche qualora uno o più soggetti stiano già procedendo allo sfruttamento di prodotti a valore aggiunto basati su tali documenti. A tale riguardo, il citato art. 11 del Decreto precisa che eventuali contratti o accordi siglati tra enti pubblici e partner privati non danno a questi ultimi diritti esclusivi di utilizzo di documenti detenuti dagli enti pubblici.

In alcuni casi, tuttavia, può essere necessario concedere un diritto esclusivo di riutilizzare determinati documenti del settore pubblico, al fine di garantire un servizio di interesse economico generale.

Gli enti pubblici possono anche emanare specifiche disposizioni che, pur non concedendo espressamente un diritto esclusivo, limitino la disponibilità di riutilizzo di documenti da parte di soggetti diversi da coloro che partecipano all’accordo.

In entrambi i casi, gli accordi o le disposizioni devono essere soggetti ad una valutazione periodica con cadenza almeno triennale per verificare la validità del motivo alla base dell’attribuzione dei diritti esclusivi o l’effetto delle disposizioni.

Nel caso di accordi di cooperazione tra biblioteche, comprese le biblioteche universitarie, musei, archivi e soggetti privati che prevedono la digitalizzazione di risorse culturali garantendo diritti di esclusiva a partner privati, la Direttiva rileva che la prassi ha evidenziato che tali partenariati pubblico-privato possono agevolare un valido utilizzo delle opere culturali e nel contempo accelerare l’accesso dei cittadini al patrimonio culturale.

La Direttiva fa presente, inoltre, che se un diritto esclusivo riguarda la digitalizzazione di risorse culturali, potrebbe essere necessario un certo periodo di esclusiva per dare al partner privato la possibilità di recuperare il suo investimento. Tale periodo dovrebbe tuttavia essere limitato nel tempo ed essere il più breve possibile, al fine di rispettare il principio secondo cui i materiali di dominio pubblico dovrebbero rimanere tali una volta digitalizzati.

Il Decreto ha stabilito che questo periodo non debba eccedere di norma i sette anni e che, nel caso di durata superiore, tale durata debba essere soggetta a riesame nel corso dell’ottavo anno e, se del caso, successivamente ogni cinque anni.

Nell’ambito di tali accordi, sussiste il diritto delle pubbliche amministrazioni e degli organismi di diritto pubblico interessati di ricevere, a titolo gratuito, una copia delle risorse culturali digitalizzate come parte dell’accordo stesso, copia che è resa disponibile per il riutilizzo al termine del periodo di esclusiva.

Gli enti pubblici possono anche emanare specifiche disposizioni che, pur non concedendo espressamente un diritto esclusivo, limitino la disponibilità di riutilizzo di documenti da parte di soggetti diversi da coloro che partecipano all’accordo.

A prescindere dal tipo di accordo (se, cioè, per esempio, riguardi o meno la digitalizzazione di beni culturali), il Decreto prevede che gli accordi di esclusiva e i relativi termini devono essere trasparenti e pubblicati sui siti istituzionali, nel caso di accordi e disposizioni che non riguardano la digitalizzazione di beni culturali almeno due mesi prima che abbiano effetto.

Il Decreto, infine, dispone le scadenze di diritti di esclusiva già esistenti e conclusi e che non possono essere ulteriormente derogati per mancanza di conformità alle condizioni previste dal Decreto stesso. In particolare:

  • i diritti di esclusiva esistenti al 17 luglio 2013 e conclusi da pubbliche amministrazioni o da organismi di diritto pubblico cessano alla scadenza del contratto e comunque il 18 luglio 2043, ove la scadenza del contratto sia successiva a tale data;
  • i diritti di esclusiva esistenti al 16 luglio 2019 e conclusi da imprese pubbliche cessano alla scadenza del contratto e comunque il 17 luglio 2049, ove la scadenza del contratto sia successiva a tale data.