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3.3 Analisi costi-benefici

Determinare costi e benefici del cloud richiede un approccio strategico ed olistico, ed è quindi importante comprendere e tenere in considerazione tutti i fattori diretti ed indiretti che fanno parte di una migrazione al cloud.

Per un’analisi efficace è opportuno seguire questi passi:

  1. definire il periodo temporale su cui calcolare il ritorno sull’investimento (tipicamente 5 anni)
  2. verifica dei costi attuali dell’infrastruttura e loro proiezione sul periodo temporale
  3. stima dei costi dell’infrastruttura cloud e loro proiezione sul periodo temporale
  4. Stima dei costi di migrazione
  5. Stima dei costi di post-migrazione
  6. Valutazione dei costi rispetto ai benefici tangibili ed intangibili

Calcolare il costo totale di un servizio IT e compararlo con il potenziale ritorno economico di una migrazione al cloud costituisce un compito arduo, e l’analisi dei costi sul cloud computing non fa eccezione come livello di difficoltà. Un’analisi dettagliata dei benefici del cloud computing deve includere valutazioni a breve, medio e lungo termine oltre ai costi di terminazione. A questo riguardo, ci sono due indicatori chiave da considerare:

Total Cost of Ownership (TCO) = Costi iniziali + Costi ricorrenti + Costi di terminazione

Ritorno sull’investimento (ROI) = ((Benefici tangibili + Benefici intangibili) - TCO) / TCO

I costi nascosti che le organizzazioni potrebbero avere difficoltà a rilevare in anticipo nello spostarsi ad un servizio cloud includono:

  • il costo per un cambio di provider dovuto ad una variazione regolatoria o di linea di condotta: per calcolare gli investimenti necessari per cambiare piattaforma di cloud, nel caso in cui problemi economici o regolatori lo rendano necessario, le organizzazioni devono tener conto di diversi fattori, tra cui il pagamento per l’estrazione e la validazione dei dati ed il costo di assunzione di risorse IT necessarie per compiere questo lavoro
  • le spese inaspettate dovute all’iniziale migrazione di sistemi: migrare verso applicazioni e servizi cloud include anche un numero di differenti costi che devono essere presi in considerazione. Le amministrazioni pubbliche o le software house, infatti, dovranno riscrivere le applicazioni per operare in un ambiente virtualizzato e riformattare i dati per adattarli ai formati del SaaS del fornitore
  • il lock-in con uno specifico modello di servizio proprietario: costi dovuti al fatto che l’amministrazione non riesce a svincolarsi facilmente da una scelta tecnologica precedentemente effettuata (vedi capitolo 4.3)

In generale, è importante considerare a livello economico le diverse opzioni di migrazione al cloud che si possono avere in base alle caratteristiche di ciò che si vuole migrare: retain, retire, re-purchase, re-host, re-platform o re-architect (vedi capitolo 4.1 per approfondire le strategie di migrazione). Ogni alternativa dovrebbe essere analizzata in dettaglio per decidere il modello cloud migliore in base al contesto e alle circostanze in cui l’amministrazione si trova.

3.3.1 Verifica dei costi attuali dell’infrastruttura

Per calcolare i costi attuali dell’infrastruttura è necessario avere un approccio olistico e considerare il costo complessivo di utilizzare e manutenere la soluzione on-premise nel tempo, e non considerare solamente quanto si paga per l’infrastruttura. Inoltre, questo calcolo deve includere sia i costi diretti che quelli indiretti.

I costi diretti sono relativamente semplici da calcolare, in quanto sono riportati direttamente a bilancio, e possono essere separati in due gruppi:

  • un primo gruppo, che comprende i costi legati ad hardware e software: quanto si paga (o si è pagato) per i server fisici, le licenze software, contratti di manutenzione, le garanzie, le forniture, i materiali, i pezzi di ricambio ed il resto. Tutti questi costi devono essere pienamente documentati e vi si può accedere attraverso le fatture, gli ordini o i pagamenti conservati in contabilità. Si deve anche comprendere quanta banda, storage, e capacità del database si consuma e/o dettagli infrastrutturali come il numero di server, i tipi di database e storage per calcolare la stima dei costi infrastrutturali in cloud. Alcuni esempi più specifici sono:
    • costi di acquisto materiali di consumo
    • investimento per l’acquisto delle risorse (server, facility ecc)
    • costi di manutenzione infrastruttura hardware (dischi, schede di rete ecc.)
    • costi per licenze sistemi operativi, macchine virtuali, database, antivirus, backup
    • costi per licenze applicativi
    • backup di lungo termine periodico di VPS e dati
    • disaster recovery
  • un secondo gruppo, che comprende invece i costi operativi, di cui esempi specifici sono:
    • costo del lavoro per la manutenzione dei server, database ed altre tecnologie
    • costi di manutenzione delle strutture che ospitano l’hardware, come i beni immobiliari, il personale ed altri costi relativi alle strutture
    • costi di manutenzione infrastruttura di alimentazione (gruppi continuità, generatori, quadri comandi, ecc.) e di raffreddamento
    • costi di connettività ad internet (tipo connessione, banda minima garantita, fallback in caso di fallimento, ecc.)
    • costi amministrativi necessari per mantenere e amministrare il dipartimento IT. Questi possono includere le risorse da altri dipartimenti del proprio ente - personale, acquisti, ragioneria, ecc.x - che sono dedicati a gestire lo staff IT interno ed esterno

I costi indiretti, benché molto più difficili da calcolare, sono importanti altrettanto quanto i costi diretti, in quanto possono rappresentare una fetta importante dei costi complessivi dell’IT. Il principale costo indiretto è la perdita di produttività degli impiegati e degli utenti se l’infrastruttura IT non è disponibile. Per calcolare questi costi, si possono analizzare i file di log per determinare quanto di frequente i server hanno indisponibilità e per quanto tempo e moltiplicare quel tempo per un valore medio orario. I costi indiretti possono essere difficili da stimare, ma sono molto importanti da considerare, in quanto possono rappresentare una fetta importante dei costi complessivi dell’IT.

3.3.2 Stima dei costi dell’infrastruttura cloud

Dopo aver determinato i costi attuali dell’infrastruttura on-premise, è necessario calcolare i costi potenziali dell’infrastruttura cloud. La verifica dei costi attuali dovrebbe aver fornito una solida conoscenza della capacità di rete, di archiviazione e di database necessaria per eseguire le applicazioni che si desidera migrare al cloud.

I fornitori di infrastrutture cloud hanno ora semplificato le loro strutture tariffarie in modo che i potenziali clienti possano comprenderle più facilmente. Sono disponibili molti calcolatori di costi cloud per dare un’idea dei costi dell’infrastruttura cloud, indipendentemente dal fatto che si abbia selezionato un fornitore di servizi cloud ancora.

Utilizzare i calcolatori dei prezzi dei CSP qualificati da AgID nel Cloud Marketplace, laddove disponibili.

Il primo passo è inserire l’infrastruttura on-premise esistente o pianificata. Utilizzando il calcolatore di base, si devono inserire le seguenti informazioni:

  • server:
    • tipo di server
    • numero di macchine virtuali
    • core della CPU
    • memoria in GB
    • hypervisor, sistema operativo guest e motore DB, se si immette un tipo di server
  • storage:
    • tipo di archiviazione
    • capacità raw di archiviazione
    • percentuale acceduta raramente (se si utilizza Object Storage)

È possibile aggiungere righe per più server e tipi di archiviazione, se necessario.

Il calcolatore avanzato chiede maggiori dettagli su server e storage e prende in considerazione la rete e la forza lavoro IT nel calcolo del TCO. È importante utilizzare la versione avanzata del calcolatore TCO, in quanto questi dettagli aiuteranno a calcolare un costo potenziale più accurato ed olistico.

Dopo aver inserito le informazioni, il calcolatore genera un rapporto che riepiloga il confronto TCO a tre anni per categorie di costo. È quindi possibile scaricare un rapporto completo che fornisce dettagliate ripartizioni dei costi, le ipotesi e la metodologia utilizzata nel modello di costo e le domande frequenti.

3.3.3 Stima dei costi di migrazione al cloud

Il passo successivo è la stima dei costi coinvolti nell’esecuzione della migrazione degli applicativi nel cloud. Ecco i componenti da considerare quando si calcola il costo del processo di esecuzione della migrazione del cloud:

  • spostamento dei dati nel cloud: uno dei passaggi più importanti di qualsiasi migrazione. I fornitori di servizi cloud potrebbero addebitare commissioni per il trasferimento dei dati ai loro sistemi, pertanto è necessario tenere conto di tali costi. Un altro elemento costoso potrebbe essere la manodopera necessaria per garantire che i dati dell’ente siano sincronizzati correttamente dopo l’implementazione sul cloud da sistemi legacy.

È possibile che si debbano realizzare anche soluzioni ponte per garantire la sincronizzazione dei dati fra on-premise e cloud durante la migrazione, quindi è necessario impiegare tempo e denaro per queste operazioni. Ogni scenario è diverso, ma è necessario tenere conto di una certa quantità di risorse da spendere per assicurarsi che i dati siano sincronizzati.

  • integrazione e test delle app: sfortunatamente, alcune applicazioni non sono pronte per il cloud. Sia che si tratti di grandi sistemi ERP (enterprise resource planning) con funzionalità che dipendono da server on-premise o di software legacy in uso da anni, è necessario tenere in considerazione i costi di integrazione e test di queste app dopo averli spostati nel cloud.

La prima cosa da fare è capire come queste piattaforme interagiscono con gli attuali sistemi operativi e infrastrutture. Successivamente, è necessario determinare le modifiche che è necessario apportare affinché questi sistemi funzionino correttamente nel loro nuovo ambiente cloud. Quindi è il momento di apportare queste modifiche e testare gli applicativi. Tutto questo costa tempo e denaro, quindi è necessario assicurarsi di avere allocato risorse per queste operazioni.

  • spese di consulenza: l’organizzazione potrebbe non disporre di tutte le competenze e le risorse necessarie per eseguire una migrazione al cloud da sola. Una migrazione al cloud può risultare complessa e si può aver bisogno di esperienza e competenze esterne di supporto. Il contributo di un esterno può essere utile su diversi fronti: mappare un approccio strategico, sviluppare un’architettura cloud, eseguire il processo di migrazione stessa. Le conoscenze e l’esperienza dei consulenti in molti settori e situazioni possono essere molto preziose.
  • licenze: è importante eseguire una valutazione dei costi-benefici associati alla migrazione in cloud di software on-premise sotto licenza. Per informazioni più dettagliate si rimanda al capitolo 3.4 Gestione delle licenze software in cloud.

Una conoscenza approfondita dei punti di forza e di debolezza dell’amministrazione in relazione al cloud computing e alla migrazione determina se è necessario l’aiuto di esperti del cloud. Sulla base di questa conoscenza, è poi possibile approssimare i costi del tempo di questi esperti in base al livello di assistenza di cui si necessita.

Se si decide che si ha bisogno dell’aiuto di un consulente, è importante assicurarsi di aver compreso gli aspetti fondamentali da ricercare nella selezione di un partner per la migrazione al cloud. Il partner può essere una risorsa inestimabile, quindi ci si dovrà assicurare di selezionare quello giusto.

Inoltre, si ricorda che le framework di lavoro del programma di abilitazione al Cloud delle PA sono previsti centri di competenza sul territorio, ovvero dei soggetti aggregatori di tecnici, esperti e managers dell’IT per consolidare e potenziare le competenze, il know how e l’esperienza relativa alla gestione dei servizi cloud nelle amministrazioni. Questi centri saranno il punto di riferimento per le pubbliche amministrazioni che si apprestano ad iniziare il proprio percorso verso il cloud.

3.3.4 Stima dei costi post-migrazione

Che cosa si deve pagare dopo aver completato la migrazione al cloud? I costi di infrastruttura mensili che sono stati calcolati nel secondo passaggio di analisi (vedi sezione 3.3.2), ovviamente.

Tuttavia, è necessario tenere in considerazione anche i costi diretti e indiretti necessari per mantenere e migliorare il nuovo ambiente cloud, in quanto molti di questi continueranno a essere pagati anche dopo il completamento della migrazione iniziale.

Per determinare un accurato budget post-migrazione, si devono dunque prevedere costi come: integrazione continua e test di app, formazione, manodopera, sicurezza e conformità, amministrazione e altro.

3.3.5 Valutazione dei costi rispetto ai benefici tangibili ed intangibili

Dopo aver calcolato tutti i costi, si potrebbe arrivare ad un numero elevato rispetto a quanto si pensava o ad eventuali costi attuali (tipicamente solo diretti) che si hanno in mente. Eppure è probabile che quel numero sia più piccolo di tutti i costi che si stanno attualmente pagando per l’infrastruttura on-premise.

Ma oltre ai risparmi sui costi, il cloud porta anche un elevato numero di benefici immateriali che possono essere difficili da misurare direttamente. Consente ad un’organizzazione di essere più flessibile e agile in modo da poter testare e lanciare i servizi più velocemente e reagire meglio alle mutevoli condizioni del mercato. Non ci si deve più preoccupare di acquistare e configurare nuovi server per gestire la domanda elevata, dato che è possibile scalare automaticamente i server cloud istantaneamente. E si ha la tranquillità che la probabilità di un down degli applicativi è minima grazie all’elevata disponibilità, al bilanciamento del carico e alle funzionalità di backup dei fornitori cloud.

Alcuni di questi benefici sono già stati trattati nel capitolo 1.2, ma approfondiamo qui quelli da tenere in particolare considerazione durante l’esecuzione di un’analisi costi-benefici.

3.3.5.1 Differenziale dei costi sul cloud rispetto ai costi on-premise

Confrontando i valori dei costi sul cloud e dei costi on-premise sul periodo considerato, si può identificare il beneficio tangibile creato dall’ eliminazione dei canoni di manutenzione richiesti dall’hardware di proprietà e dei periodici acquisti per il rinnovo degli asset, dallo snellimento delle attività sia tecniche (verifica funzionamento, segnalazione malfunzionamenti, verifica apparecchiature obsolete) che amministrative (gare, impegni di spesa, liquidazioni fatture, ecc.), dalla riduzione dei costi di energia elettrica e tutte le altre voci impattate dalla migrazione.

3.3.5.2 Dimensionamento reale o elasticità reale

Le soluzioni on premise sono tipicamente dimensionate rispetto alla capacità necessaria per gestire il massimo carico previsto, sia esso dovuto ad una crescita del servizio o a situazioni temporanee di picco. Il provisioning delle macchine virtuali, della banda, della memoria e della CPU o della spazio di storage sono dimensionati sulla base di questi valori massimi che si prevedono di dover gestire.

Questo è legato al fatto che le infrastrutture on-premise sono poco elastiche, ovvero risulta complesso aumentare o diminuirne il dimensionamento: i tempi per aumentare le risorse a disposizione sono significativi ed una volta acquisite nuove risorse non è tipicamente vantaggioso rilasciarle, in particolare se solo per un periodo. Questo rende l’infrastruttura on premise non dimensionata sul bisogno attuale.

Grazie alla facilità ed alla rapidità di allocazione di nuove risorse su una piattaforma cloud, il dimensionamento deve essere effettuato sulle correnti necessità, aumentando o diminuendo le risorse allocate solo in caso di necessità.

Analizzare l’utilizzo effettivo delle risorse è quindi cruciale per un corretto dimensionamento della soluzione in cloud. Per questo tipo di analisi consultare metriche di utilizzo o utilizzare strumenti di mercato che forniscono questo tipo di analisi.

3.3.5.3 Riduzione dei rischi di disservizio operativo, perdita dati e del rischio reputazionale

Gli applicativi in cloud godono di alta disponibilità, ovvero la probabilità che i servizi siano indisponibili per problemi infrastrutturali è molto bassa. Grazie alla possibilità di fare provisioning delle risorse in tempi molto rapidi è anche possibile rispondere a situazioni di carico non previste in modo tempestivo. Ciò impatta il rischio di disservizio con i costi che questo ha associati.

Il rischio di perdita di dati per problemi infrastrutturali come la rottura di un dispositivo sono altresì praticamente inesistenti, azzerando i costi, tipicamente molto ingenti, legati alla perdita di dati.

Grazie ai servizi di backup e ripristino disponibili in cloud è anche possibile ritornare ad una situazione funzionante con minima perdita di dati in tempi molto rapidi, nel caso vi siano motivi applicativi o di violazione dei sistemi di sicurezza che causano una perdita di dati.

Il rischio reputazionale per l’ente causato dai problemi sopra elencati ed il costo ad esso associato, anche se di difficile quantificazione economica ma tipicamente elevato nel tempo, è quindi anch’esso ridotto significativamente.

3.3.5.4 Semplificazione del disaster recovery

L’allestimento di un sito di disaster recovery in cloud è molto semplice ed i suoi costi sono legati al suo utilizzo effettivo. In base all’architettura dell’applicativo in cloud, ridondato su più data center, tale sistema potrebbe diventare implicito.

3.3.5.5 Disponibilità di aggiornamenti, bugfix e miglioramenti più rapida

Il passaggio in cloud permette aggiornamenti dell’applicativo più rapidi e questo impatta le attività rendendo sempre disponibile la versione più aggiornata ed affidabile dell’applicativo senza costi per l’organizzazione.

Può essere utile valutare anche l’impatto economico di problemi verificatisi in passato a causa di mancata tempestività nella risoluzione o opportunità non colte in passato per il medesimo motivo.

3.3.5.6 Adeguamenti normativi su sicurezza e privacy

Amministrare le infrastrutture IT comporta responsabilità di sicurezza e di protezione dei dati personali. Le recenti normative in materia di privacy e di sicurezza informatica impongono anche alle pubbliche amministrazioni l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza del trattamento dei dati.

Molti provider di servizi cloud offrono un’ampia gamma di criteri, tecnologie e controlli che rafforzano la sicurezza complessiva, grazie alla protezione dei dati (che possono essere criptati con i più alti livelli di sicurezza del mercato), dell’applicazione e dell’ infrastruttura da minacce potenziali.

Questo permette agli enti di utilizzare soluzioni complete, già mature e disponibili o, a volte, trarne vantaggio in modo del tutto trasparente in quanto soluzioni applicate in modo totalmente trasparente dal cloud provider, senza dover investire soluzioni ad hoc e nelle competenze necessarie per capire di quello di cui si necessita.

3.3.5.7 Miglioramento del servizio (percezione dell’utente finale)

Sfruttando le potenzialità del cloud, le pubbliche amministrazioni hanno l’opportunità di migliorare la qualità dei propri servizi, siano questi ad uso interno o ad uso del cittadino.

Grazie al cloud, l’amministrazione può gestire i servizi in maniera più efficiente ed efficace, riuscendo a concentrarsi maggiormente sulle funzionalità da offrire ai propri utenti. Questo ha un ritorno economico in termini di efficacia, efficienza e reputazione dei servizi.