2.1 Roadmap di una migrazione¶

La migrazione dell’intero parco applicativo al cloud è un’operazione complessa che riguarda aspetti tecnologici, di processo e culturali.

È cruciale per il successo dell’operazione iniziare a beneficiare della nuova architettura durante il percorso, gradualmente, e non solo al termine dell’intera transizione.

Per raggiungere questo risultato e contestualmente ridurre i rischi legati a questa sfida, è fondamentale procedere in modo iterativo ed incrementale partendo dagli applicativi che traggono un beneficio significativo dall’adozione del paradigma cloud, che al contempo rappresentano un rischio ridotto per la continua erogazione dei servizi supportati e che risultano relativamente semplici da migrare.

Questo approccio permette al team di lavoro di scoprire ed affrontare le problematiche che emergono strada facendo, senza particolari pressioni legate alla criticità dell’applicativo. La conoscenza che si sviluppa nel superare queste sfide è poi di supporto quando si devono affrontare applicativi a rischio maggiore: la conoscenza acquisita con le migrazioni precedenti infatti riduce il rischio delle migrazioni successive.

Le migrazioni iniziali devono anche contribuire a creare l’evidenza del valore del cloud e la fiducia necessaria a procedere con le successive migrazioni includendo i cambiamenti che possono essere richiesti a livello di processi, attività o responsabilità.

Riassumendo la strategia di migrazione da adottare in una roadmap, ovvero in un percorso che permetta di definire in modo chiaro gli obiettivi di ogni fase, possiamo identificare tre momenti rilevanti:

1. Ora: ovvero la fase iniziale focalizzata sulla creazione dei primi casi di successo con applicativi scelti secondo specifici criteri di prioritizzazione (vedi capitolo 3.1.2)
2. Subito dopo: ovvero una seconda fase con obiettivi da conseguire a seguito dell’esperienza fatta nella prima fase e degli apprendimenti e della conoscenza maturata su: gli aspetti specifici della piattaforma cloud selezionata come destinazione, i vincoli incontrati e le problematiche specifiche emerse durante la migrazione degli applicativi rispetto al contesto di partenza
3. Più tardi: ovvero un’ultima fase in cui si va a concludere il processo forti dell’esperienza e dei successi conseguiti nelle fasi precedenti

Le tre fasi identificate suggeriscono un approccio multi-fase che può poi essere adattato alle specifiche realtà.

Per iniziare questo percorso, ovvero per identificare gli applicativi da cui iniziare, pianificarne ed eseguirne la migrazione, suggeriamo di seguire un approccio articolato in più step (da ripetersi poi in maniera iterativa e incrementale come illustrato sopra):

1. Lista degli applicativi e dei servizi attivi: un primo passo che consiste nello stilare una lista degli applicativi attualmente in uso, ovvero sia gli applicativi utilizzati abitualmente che quelli con accessi saltuari o legati a specifiche necessità. L’obiettivo è di avere una visione d’insieme degli applicativi e i rispettivi servizi che l’amministrazione gestisce. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale e i responsabili IT dell’amministrazione. Questa prima attività è presentata in dettaglio nel capitolo 3.1.1
2. Prioritizzazione degli applicativi: identificare gli applicativi candidati ad essere migrati nell’immediato classificandoli secondo quattro livelli che aiutano una valutazione orientata al valore generato, bilanciato rispetto al rischio potenziale ed alla difficoltà dell’operazione. L’obiettivo è di razionalizzare il panorama degli applicativi e identificare quelli prioritari da cui partire con la migrazione al cloud (se confermato dalle fasi successive a questa). Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, il centro di competenza, l’unità di esecuzione, i responsabili IT dell’amministrazione, interloquendo con i responsabili dei servizi per la valutazione delle opportunità e dei rischi. Il framework di prioritizzazione è illustrato nel capitolo 3.1.2
3. Scheda di assessment dell’applicativo: approfondire gli aspetti e le caratteristiche tecnologiche e non degli applicativi identificati come prioritari attraverso la compilazione di una scheda di assessment. L’obiettivo è di raccogliere ad un sufficiente livello di dettaglio le informazioni necessarie a supportare un processo decisionale informato sulle possibili strategie da applicare, come descritto successivamente. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, il centro di competenza, l’unità di esecuzione e i responsabili IT dell’amministrazione interloquendo con i responsabili dei servizi per la valutazione dei bisogni dell’applicativo in analisi. A questa parte è dedicato il capitolo 3.2
4. Identificazione delle strategie di migrazione possibili: identificare quali strategie di migrazione, tra le sei possibili, siano più adatte per ciascun applicativo sulla base della scheda di assessment. L’obiettivo è di evidenziare le diverse opzioni disponibili prima di procedere con la scelta di quale adottare. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, il centro di competenza, l’unità di esecuzione e i responsabili IT dell’amministrazione ed eventuali fornitori. Le strategie di migrazione sono trattate nel capitolo 4.1
5. Analisi costi-benefici: per ciascuna delle strategie di migrazione identificate come possibili per l’applicativo effettuare un’analisi costi-benefici per valutarne l’opportunità. L’obiettivo è identificare il modello cloud migliore in base al contesto e alle circostanze in cui l’amministrazione si trova. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, il centro di competenza, l’unità di esecuzione e i responsabili IT dell’amministrazione. Come svolgere un’analisi costi-benefici è spiegato nel capitolo 3.3
6. Valutazione delle competenze: uno dei fattori cruciali per il successo di un processo di migrazione sono le competenze necessarie. Attraverso uno strumento di assessment delle competenze stimoliamo la riflessione sulle competenze necessarie rispetto a quelle disponibili, coprendo non solo l’ambito tecnologico ma tutti quelli che possono essere necessari per il successo del processo di migrazione. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, il centro di competenza, l’unità di esecuzione e i responsabili IT dell’amministrazione. Per evitare il rischio lock-in, l’amministrazione deve prendersi carico delle responsabilità e delle competenze rispetto sia al centro di competenza che ad eventuali fornitori. Questo step comprensivo di pianificazione delle competenze e degli aspetti ad esse connessi è trattato nelle sezioni 4.2 e 4.4
7. Scelta della strategia e pianificazione della migrazione: sulla base delle considerazioni fatte con l’analisi costi-benefici e la valutazione delle competenze scegliere quale strategia di migrazione effettivamente usare. L’obiettivo è di prendere una decisione informata e pianificare in maniera adeguata la migrazione. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, i centri di competenza, l’unità di esecuzione, i responsabili IT dell’amministrazione ed eventuali fornitori. Le strategie di migrazione e gli altri aspetti da prendere in considerazione una volta scelta la strategia di migrazione (ad es. SLA richiesti ai fornitori, come evitare il rischio lock-in) sono trattati nel capitolo 4
8. Esecuzione della migrazione: ovvero il passo cruciale durante il quale si esegue l’effettiva migrazione dell’applicativo a più alta priorità. In questa fase sarà fondamentale il supporto del centro di competenza, in quanto aggregatore di conoscenza quindi in grado sia di ricoprire un ruolo di advisor per l’amministrazione durante il processo che di consolidare la conoscenza che l’amministrazione acquisisce per condividerla poi con l’unità di controllo. Si consiglia pertanto di coinvolgerlo continuamente durante l’esecuzione della migrazione, insieme al responsabile per la trasformazione digitale, ai responsabili IT e ai fornitori. All’esecuzione della migrazione sono dedicati due interi capitoli, il 5 e il 6
9. Check dei risultati: l’ultimo step riguarda la riflessione sui risultati raggiunti e sull’impatto generato dall’operazione di migrazione. L’obiettivo è di valutare i progressi fatti e il valore ottenuto migrando al cloud anche calcolando e interpretando alcuni indicatori di risultato. Si consiglia di svolgere questa attività con il responsabile per la trasformazione digitale, il centro di competenza e i responsabili IT dell’amministrazione. Gli indicatori di risultato post-migrazione sono approfonditi nel capitolo 7

Una visione di alto livello dell’approccio con i macro-obiettivi e i rispettivi step (attività) è rappresentata nella figura sotto.

Una visione in dettaglio dell’approccio è invece rappresentata nelle immagini seguenti, dove per ogni macro-obiettivo e per i rispettivi step abbiamo evidenziato anche le persone da coinvolgere e il risultato (output) atteso.

Primo macro-obiettivo:

Secondo macro-obiettivo:

Terzo macro-obiettivo:

Quarto macro-obiettivo:

Quinto macro-obiettivo:

In generale, migrare al cloud richiede un esercizio di gestione e orchestrazione del cambiamento che va oltre la semplice e diligente applicazione di strumenti e metodologie. Di questo bisogna essere coscienti ancor prima di iniziare. La complessità di questo processo di trasformazione è insita nella natura della sfida stessa, costituita da un insieme di fattori (tecnologia, persone, contesto, pratiche, ecc.) connessi tra loro e non separabili nè attaccabili separatamente. Una sfida complessa non può essere affrontata con un approccio analitico. Essa ha piuttosto bisogno di un approccio emergente e di una buona governance che affronti il problema nella sua interezza, considerando tutti i fattori coinvolti e osservando l’evoluzione nel tempo della relazione tra di essi a seconda della soluzione applicata. Di conseguenza, oltre a iniziare il viaggio seguendo un percorso predefinito per il fattore tecnologia, le pubbliche amministrazioni dovranno al contempo impegnarsi in attività che impattano sugli altri fattori correlati, ovvero sui processi, sulle persone e in generale sulla cultura dell’organizzazione.

Per esempio, nel Comune di Milano, dove questo percorso verso il cloud è già stato iniziato, insieme ad una roadmap per migrare diversi servizi è stato creato e promosso dalla Direzione Sistemi Informativi e Agenda Digitale un programma di comunicazione per il cambiamento chiamato “Innesco” per condividere a tutti i livelli nuovi modelli e strumenti per ripensare la system integration e lo sviluppo applicativo secondo i paradigmi moderni come quello cloud.

Sulla stessa linea, in Corte dei Conti, è stata introdotta una strategia di comunicazione mirata a raccontare il valore dei nuovi applicativi su cloud in maniera semplice e divertente tramite video e animazioni inviati a tutti i dipendenti con una newsletter settimanale.