B. Che cosa (selezione e trattamento del bene)¶

La scelta dei beni da digitalizzare è un’attività strettamente legata alle motivazioni che hanno portato alla pianificazione di una campagna di digitalizzazione. Pertanto, all’interno dei singoli progetti è opportuno adottare criteri di selezione del materiale commisurati agli obiettivi che si intendono raggiungere.

Requisito indispensabile è che i singoli beni siano stati preventivamente descritti secondo le regole specifiche di ciascun dominio.

La tipologia, la quantità e la collocazione dei beni individuati determineranno chi dovrà contribuire all’intero processo di digitalizzazione, come e dove dovrà avvenire l’acquisizione digitale.

Per una maggiore attinenza con i contesti operativi, si propone la seguente, sebbene non esaustiva classificazione dei beni fondata sulle loro caratteristiche:

I beni da digitalizzare devono essere predisposti in modo da risultare idonei per le diverse fasi dell’attività operativa. Essi devono essere identificati univocamente con un numero d’inventario e devono essere in condizioni conservative compatibili con gli obiettivi previsti. Lo stato di conservazione deve essere documentato, preferibilmente con una relazione dettagliata (condition report), ed eventuali alterazioni devono essere segnalate e documentate, anche mediante preventivi scatti fotografici.

Una valutazione preliminare può indicare la necessità di interventi propedeutici alla digitalizzazione: dalla rimozione della polvere ad interventi più rilevanti di conservazione e restauro. Questo tipo di analisi è funzionale alla redazione dello studio di fattibilità.

Come da norme vigenti nel settore dei beni culturali, tutte le pratiche operative che prevedono interventi o azioni dirette sui beni, digitalizzazione compresa, devono essere autorizzate dall’autorità competente ed eseguite da personale qualificato.

A seconda delle finalità del progetto di digitalizzazione, qualora quest’ultimo preveda la pubblicazione, una delle condizioni dovrà essere che i beni siano liberi da diritto d’autore o che l’Istituto disponga delle liberatorie e autorizzazioni necessarie per la divulgazione pubblica e il riuso dei beni (nel rispetto della protezione dei dati personali, ai sensi del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. e del GDPR - Regolamento 2016/679).

Nella selezione del materiale da digitalizzare una priorità può essere data agli strumenti di ricerca e di accesso al patrimonio. Questa scelta può risultare propedeutica alla digitalizzazione del patrimonio stesso.