C.1. Ente coinvolto, partner, sponsor¶

Un progetto di digitalizzazione può coinvolgere uno o più enti (istituti e luoghi della cultura, centri di ricerca, università, imprese, associazioni etc.). Nel caso in cui ci fossero più enti, uno di essi può svolgere il ruolo di capofila e agire in partenariato con gli altri. Si può anche prevedere la partecipazione di sponsor per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. In ogni caso, l’istituto conservatore del bene deve avere cura che vengano rispettate le presenti linee guida.

C.2. Responsabile unico del procedimento (RUP)¶

È la figura prevista dall’art. 5 della L. 241/1990, i cui compiti sono stabiliti dall’art. 6 della medesima legge e dall’art. 31 del D.Lgs. 50/2016 e s.m.i. In sostanza controlla l’esecuzione del contratto dotandosi degli strumenti ed eventualmente delle figure previste dalla legislazione appena richiamata. Si tratta di un ruolo interno all’amministrazione.

C.3. Responsabile del progetto (Project manager)¶

Una delle figure di supporto di cui può dotarsi il RUP è il responsabile del progetto o project manager, che può essere una figura interna o esterna all’amministrazione e può ricevere l’incarico di monitorare tutte le attività previste nel progetto, valutando l’aderenza dei risultati agli obiettivi prefissati e controllando la qualità dell’intero processo. Alla chiusura dei lavori potrà coordinare il collaudo del lavoro consegnato e redigere una relazione tecnica di supporto al RUP sulle attività svolte e sulle modalità adottate.

Il project manager verifica l’attuazione del quadro logico di riferimento, redatto dal conservatore, in cui si esplicitano obiettivi generali, obiettivi specifici, risultati e attività.

In particolare, in collaborazione con il conservatore, individua gli indicatori, gli strumenti di verifica degli indicatori e le condizioni esterne utili al raggiungimento degli obiettivi, avendo cura di identificare anche i principali rischi ostativi e le adeguate strategie di mitigazione.

Supporta la definizione dei documenti da produrre nelle fasi di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto.

In caso di difficoltà procedurali o operative, egli fornisce elementi utili alla messa a punto di soluzioni concrete. A questa figura sono richieste buone capacità comunicative per tenere insieme i vari membri del gruppo di lavoro e adeguate conoscenze degli aspetti operativi per poter al meglio individuare punti di forza e di debolezza dell’intero processo.

C.4. Conservatore (esperto di dominio)¶

Il conservatore (sia esso architetto, archeologo, bibliotecario, archivista, storico dell’arte, etno-antropologo, etc.) è lo specialista di dominio e ha la migliore conoscenza sui beni oggetto della campagna di digitalizzazione. Ha la responsabilità scientifica delle attività; ha il compito di esplicitare le ragioni per cui la campagna viene realizzata; seleziona, in accordo con il restauratore, il materiale da digitalizzare; redige il quadro logico in cui si chiariscono gli obiettivi generali, gli obiettivi specifici, i risultati e le attività; dà al catalogatore indicazioni sulle più opportune modalità descrittive, segnalando specificità e caratteristiche peculiari dei beni oggetto della campagna; valuta la qualità dell’attività di riproduzione e di descrizione; infine, prepara la documentazione scientifica utile alla promozione degli esiti della campagna.

C.5. Restauratore¶

Il restauratore è il professionista che definisce lo stato di conservazione e mette in atto tutte le azioni dirette e indirette utili a limitare i processi di degrado dei beni, assicurandone la conservazione e salvaguardandone il valore culturale.

A tal fine, nell’ambito della campagna di digitalizzazione, analizza i dati relativi ai materiali, alla tecnica di esecuzione e allo stato di conservazione dei beni e indica la fattibilità di tutte le azioni utili alla digitalizzazione. Pertanto, effettua, in collaborazione con il conservatore, la scelta dei beni da digitalizzare; verifica lo stato conservativo del materiale da digitalizzare insieme al conservatore; valuta l’opportunità di procedere a una preparatoria pulizia e ricondizionamento dei beni; dà eventuali indicazioni restrittive circa la movimentazione; esprime, a partire dalle proposte dell’operatore tecnico, un parere circa l’impatto sui beni delle tecnologie da usare per la digitalizzazione; ne predispone il restauro, se necessario; sovrintende e coordina la movimentazione del materiale, in collaborazione con gli addetti alla logistica; verifica le condizioni ambientali in cui avviene la digitalizzazione (luce, temperatura, umidità e uso delle apparecchiature). Infine, ha cura di verificare, nel caso in cui la digitalizzazione avvenga in un luogo esterno all’istituto di conservazione, l’adeguatezza dei locali in cui i beni devono transitare.

C.6. Addetto alla logistica¶

Per una più efficace gestione dei processi di movimentazione interna e/o esterna dei beni, è opportuno individuare una figura che, tenendo conto delle indicazioni del restauratore, segua tutte le fasi in cui i beni transitano da un luogo all’altro o siano, in generale, movimentati.

L’addetto alla logistica si occupa anche delle modalità di imballaggio o comunque della messa in sicurezza dei beni.

C.7. Responsabile tecnico¶

Ha il compito di individuare le attrezzature e i flussi di lavoro più efficaci ed efficienti adatti al progetto. Risponde al RUP e, se individuato dal RUP, al project manager. Forma gli operatori tecnici per le specificità del progetto ed è responsabile del corretto funzionamento degli apparati.

C.8. Operatore tecnico¶

Risponde al responsabile tecnico. Esegue la digitalizzazione del materiale e deve possedere adeguata conoscenza della strumentazione utilizzata.

C.9. Catalogatore¶

È la figura professionale a cui sono richiesti specifici requisiti di formazione nel dominio di riferimento (architetto, archeologo, bibliotecario, archivista, storico dell’arte, etno-antropologo, etc.). Ha il compito di produrre i dati descrittivi del materiale da digitalizzare o verificarne la qualità, nel caso questi fossero già esistenti.

Per la stessa risorsa possono essere previste più figure di catalogatori, al fine di garantire la descrizione più esaustiva del bene. Inevitabilmente, egli si rapporta con l’informatico per la produzione dei metadati.

C.10. Informatico¶

Insieme al conservatore, l’informatico assicura che la produzione dei file digitali avvenga coerentemente con quanto stabilito nel Piano di gestione dei dati (si vedano a tal proposito le Linee guida per la redazione del piano di gestione dei dati (Data Management Plan), allegate al PND. È responsabile della produzione dei metadati descrittivi, tecnici e gestionali, che vanno redatti in base agli standard di metadatazione richiesti nel progetto.

C.11. Assistente informatico¶

Si occupa della gestione e funzionamento delle apparecchiature informatiche e dei software, rapportandosi con i sistemisti per eventuali problemi di rete.