5. Attività preliminari¶

Prima della redazione del DMP, occorre che l’Istituto abbia eseguito le attività preliminari previste dalle Linee guida AgID, e in particolare:

• Censimento dei dati. All’interno dei singoli uffici o dei vari settori dell’amministrazione è necessario condurre il censimento delle banche dati e dei progetti di digitalizzazione, anche per quelli in itinere o che riguardano il recupero di digitalizzazioni e dati pregressi. Dovranno essere raccolte informazioni in relazione alle caratteristiche dei dati archiviati o che verranno acquisiti, alla loro identificazione e descrizione. Il censimento deve individuare anche i formati dei dati e metadati, di alto e basso livello (METS, DC, XML, Json, db-relazionali, immagini JPG, TIFF, tabelle, ecc.). Ciascun soggetto preposto alla gestione di una particolare base di dati indica poi al responsabile Open Data, tra le altre cose, le caratteristiche descrittive del dato, i tracciati record, il tasso temporale di aggiornamento, e ogni altra informazione utile a far comprendere le caratteristiche peculiari dei dati. AgID raccomanda l’adozione di un approccio di tipo “demand-driven” per individuare i dati che tenga conto dell’impatto economico e sociale nonché del livello di interesse degli utilizzatori suddivisi opportunamente per categorie (ad esempio cittadini, imprese, altre pubbliche amministrazioni), dei loro requisiti e delle loro necessità.
• Analisi giuridica delle fonti. Alla fase di censimento fa seguito l’analisi giuridica delle fonti del dato, fondamentale per creare un servizio equilibrato nel rispetto della funzione pubblica e dei diritti dei singoli individui. Essa evidenzia limitazioni d’uso, determinazione dei diritti e dei termini di licenza. AgID fornisce una breve checklist [5], utile per verificare se tutti gli aspetti giuridici siano stati valutati.
• Analisi delle politiche di accesso e licenza. Altro aspetto importante da considerare sono eventuali forme di aggregazione dei dati e restrizioni di accesso, che hanno anche un impatto sulla scelta della licenza. Esistono infatti casi in cui i dati possono essere diffusi solo in forma anonima, ossia a un livello di aggregazione tale da impedire di identificare le persone cui i dati si riferiscono, oppure per ragioni connesse alla sicurezza del bene a cui si riferiscono. A tal fine, è bene definire delle politiche di accesso ai dati in cui sia indicato un profilo di accesso specifico per ogni dato, dettato dai diritti sull’informazione di base, dalle norme o dalle policy in atto.
• Sistema di conservazione e storicizzazione. I dataset rilasciati costituiscono non solo una risorsa per la collettività, ma un prezioso patrimonio anche per le pubbliche amministrazioni che possono in questo modo archiviare in modo alternativo i loro dati in modalità indipendente dagli applicativi software originali che li hanno prodotti. Per questo motivo è importante premunirsi di un sistema di archiviazione/conservazione che mantenga le diverse versioni dei dati nel lungo periodo. A tal fine si raccomanda di assicurare che le versioni stesse siano accessibili a un URL stabile, che sia anche documentato unitamente alla pubblicazione del dato.

Una volta eseguite queste attività, l’istituto disporrà delle informazioni necessarie per la corretta compilazione del DMP.

5. Struttura del Data Management Plan

Il modello di DMP che si propone si suddivide in una scheda istituto, che contiene le informazioni generali relative agli aspetti organizzativi dell’istituto e ai livelli di responsabilità, e in una o più schede progetto, che contengono le informazioni di dettaglio relative a ogni specifico progetto.

La scheda progetto del DMP è compilata dall’Istituto che produce e gestisce i dati, con la collaborazione, ove opportuno, degli istituti centrali, delle direzioni generali e della Digital Library. Di seguito, è indicata con ⓘ la compilazione da parte dell’istituto, con ⓒ il contributo degli Istituti centrali o direzioni generali, e con ⓓ il contributo della Digital Library.