2. Cos’è il DMP e a che cosa serve¶

I DMP sono strumenti che permettono di raccogliere informazioni su come i dati vengono acquisiti, descritti, elaborati, gestiti, definendone i piani per la loro condivisione e conservazione nel tempo, indicando eventuali restrizioni da applicare ai dati della cultura nelle varie fasi del progetto.

Il DMP delinea inoltre i principi e raccoglie indicazioni fondamentali su quali standard di metadati possono essere utilizzati, come i dati verranno archiviati e protetti dal rischio di perdite accidentali, come verranno condivisi e se esistono restrizioni sulla condivisione o sul riuso. Il DMP definisce inoltre ruoli e responsabilità durante l’intero ciclo di vita dei dati e, nei sistemi complessi, ha l’ulteriore finalità di ottimizzare la produzione dei dati e razionalizzarne la gestione, in ossequio al principio once only applicato alla creazione del dato [2].

Il piano di gestione dei dati consente agli istituti di pianificare, documentare fin dall’inizio e successivamente monitorare la gestione dei dati di un progetto di digitalizzazione, verificando poi, passo dopo passo, il rispetto di quanto è stato deciso.

Il DMP, dunque, aiuta a mettere a fuoco tutte le azioni che devono essere intraprese da chi avvia un progetto di digitalizzazione o di elaborazione di risorse digitali, affinché non vengano sottovalutati quegli aspetti che garantiscano la sostenibilità del processo nel tempo, quali ad esempio:

• il flusso di lavoro di tutto il ciclo di vita dei dati, dalla produzione alla pubblicazione;
• il rispetto degli obiettivi del finanziamento, il soddisfacimento delle policy di riuso e i vincoli di copyright;
• la preservazione dei dati a lungo termine, salvaguardando dal rischio di perdita il lavoro che spesso si articola in un intervallo temporale di più anni;
• l’utilizzo degli standard per la qualità e l’interoperabilità dei dati.

È un documento che garantisce chiarezza sia all’interno del progetto, sia all’esterno, ponendo le basi per la corretta fruizione e riuso dei dati prodotti. È prima di tutto un documento utile internamente, per la gestione del progetto stesso e dei relativi dati. Infatti, il DMP stabilisce chi ha la responsabilità di gestire i vari aspetti del progetto e quali sono i ruoli di ciascuno, in modo che tutti i partecipanti sappiano con certezza a chi fare riferimento per le varie attività che compongono un progetto di digitalizzazione o la conservazione di materiali digitali. Ciò è importante anche in prospettiva futura, nel caso fosse necessario recuperare queste informazioni nel tempo.

Il DMP consente inoltre di verificare il rispetto dei requisiti giuridici e legali, di considerare e prevenire eventuali rischi e criticità legate alla conservazione dei dati, e di valutare le politiche di accesso e condivisione dei dati, tenendo traccia delle decisioni prese e delle soluzioni adottate. In questo modo, è possibile riconoscere e affrontare le problematiche tecniche e legali fin dall’inizio del progetto di ricerca (open source, database, licenze d’uso, tutela del diritto d’autore, ecc.).

È in ogni caso consigliabile documentare nel DMP i cambiamenti e gli aggiornamenti tecnici del progetto ogni volta che si ritiene necessario rivalutare le decisioni prese in precedenza. Nel corso del progetto possono infatti emergere nuovi requisiti che non erano stati previsti all’inizio. In questo senso, il DMP è un documento vivo e dinamico.

Concludendo, il DMP è uno strumento:

• aperto, perché accessibile e disponibile alla consultazione interna, ma potenzialmente anche esterna;
• dinamico, perché viene aggiornato periodicamente in base all’avanzamento del progetto;
• condiviso, perché è realizzato coinvolgendo tutti i diversi attori che prendono parte al processo di produzione e gestione dei dati.