Scenario¶

Le nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’Agenzia per l’Italia Digitale, adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD e in vigore dal 1° gennaio 2022, rappresentano un importante contributo nel rafforzamento e nell’armonizzazione del quadro normativo di riferimento in tema di produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici, mirando a semplificare e rendere più accessibile la materia, integrandola ove necessario, per ricondurla in un unico documento sistematico di pratico utilizzo.

Al loro interno sono delineati i necessari adeguamenti organizzativi e funzionali richiesti alle pubbliche amministrazioni, chiamate a consolidare e rendere concreti i principi di trasformazione digitale enunciati nel CAD e nel Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa - TUDA.

Le Linee guida costituiscono la premessa fondamentale dell’agire amministrativo in ambiente digitale, in attuazione degli obiettivi di semplificazione, trasparenza, partecipazione e di economicità, efficacia ed efficienza, già prescritti dalla Legge n.241/1990, assicurando la corretta impostazione metodologica per la loro realizzazione nel complesso percorso di transizione digitale.

La Pubblica Amministrazione è tenuta ad assicurare la rispondenza alle Linee guida, adeguando i propri sistemi di gestione informatica dei documenti, al fine di garantire effetti giuridici conformi alle stesse nei processi documentali, nonché ad ottemperare alle seguenti misure:

• gestione appropriata dei documenti sin dalla loro fase di formazione per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici, come delineato nel paragrafo 1.11 delle Linee guida;
• gestione dei flussi documentali mediante aggregazioni documentali informatiche, come specificato nel paragrafo 3.3;
• nomina dei ruoli e delle responsabilità previsti, come specificato ai paragrafi 3.1.2 e 4.4;
• adozione del Manuale di gestione documentale e del Manuale di conservazione, come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7;
• pubblicazione dei provvedimenti formali di nomina e dei manuali in una parte chiaramente identificabile dell’area «Amministrazione trasparente», prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013;
• rispetto delle misure minime di sicurezza ICT, emanate da AGID con circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017;
• rispetto delle in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR);
• trasferimento dei documenti al sistema di conservazione, ai sensi del paragrafo 4 e dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD.

Il corretto assolvimento di tali obblighi incide significativamente non solo sull’efficacia e l’efficienza della Pubblica Amministrazione, migliorando i processi interni e facilitando gli scambi informativi tra le amministrazioni e il settore privato, ma rappresenta anche un elemento fondamentale nella prestazione di servizi di alta qualità ai cittadini e alle imprese, assicurando trasparenza, accessibilità e protezione di dati e documenti.

Nell’ambito delle sue funzioni di vigilanza, verifica, controllo e monitoraggio, e conformemente a quanto stabilito dall’articolo 18-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pianificato di avviare un’attività di monitoraggio riguardante l’adempimento degli obblighi specificati dalle Linee guida.

A questo scopo, entro il 2024 verrà sviluppato un modello basato su indicatori chiari e dettagliati, supportato da un accurato percorso metodologico. Questo permetterà di procedere con un monitoraggio efficace e sistematico, da realizzarsi entro il 2025 per le disposizioni sulla Gestione documentale, e entro il 2026 per quelle relative alla Conservazione digitale.

Contesto normativo¶

Riferimenti normativi italiani:

• Legge 241/1990, Nuove norme sul procedimento amministrativo.
• DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
• Decreto legislativo 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali.
• Decreto legislativo 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137.
• Decreto legislativo 82/2005 e ss.mm.ii., Codice dell’amministrazione digitale.
• Decreto legislativo 33/2013, Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.
• Decreto del Presidente della Repubblica 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.
• Circolare 18 aprile 2017, n. 2/2017 dell’Agenzia per l’Italia Digitale, misure minime di sicurezza ICT.
• Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (2021)
• Vademecum per l’implementazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, AGID (2022).
• Modelli di interoperabilità tra sistemi di conservazione, AGID (2022).
• La conservazione delle basi di dati, AGID (2023)

Riferimenti normativi europei:

• Regolamento (UE) 910/2014, Regolamento eIDAS in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
• Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

Obiettivo 3.3 - Consolidare l’applicazione delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione documentale¶

RA3.3.1 - Monitorare l’attuazione delle linee guida

• Target 2024 - Costruzione baseline per il monitoraggio dell’attuazione delle Linee Guida
• Target 2025 - Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato e pubblicato il manuale di gestione documentale, la nomina del responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO e qualora siano presenti più AOO la nomina del Coordinatore della gestione documentale in «Amministrazione trasparente»
• Target 2026 - Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato e pubblicato il manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione in «Amministrazione trasparente»