2.2. Che cosa (selezione e trattamento del bene)¶

La scelta dei beni da digitalizzare è un’attività strettamente legata agli obiettivi della campagna di digitalizzazione. Pertanto, all’interno dei singoli progetti, è opportuno adottare criteri di selezione del materiale commisurati agli obiettivi che si intendono raggiungere.

Requisito indispensabile per la buona riuscita delle attività di digitalizzazione è che i singoli beni siano stati preventivamente descritti secondo le regole specifiche di ciascun dominio. La descrizione del bene è infatti in grado di informare le stesse modalità di digitalizzazione e di fornire indicazioni in merito a come condurre le attività di digitalizzazione nel modo più appropriato (ad esempio, la descrizione seppur speditiva del bene può essere utile per determinare il numero di scatti necessari e i punti di ripresa ottimali per la rappresentazione di un oggetto fisico). Inoltre, l’attività di digitalizzazione rappresenta un momento prezioso in cui i beni vengono estratti dalle loro condizioni conservative normali, movimentati, eventualmente puliti o spolverati, correttamente illuminati: si creano ciò delle condizioni ottimali per una ispezione approfondita del bene che è precondizione necessaria per una corretta descrizione.

Laddove si decida di digitalizzare beni non descritti, sarà opportuno prevedere la descrizione preventiva dei beni da digitalizzare. Alternativamente, e sempre a seconda delle specifiche condizioni di conservazione dei beni, la descrizione può essere effettuata durante il processo di digitalizzazione. In tal caso, occorrerà pianificare attentamente gli aspetti logistici e processuali di cantiere, che prevedono la compresenza di diverse figure professionali presso l’istituto dove avviene la digitalizzazione.

A monte di questi processi, le risorse fisiche oggetto di digitalizzazione devono essere preventivamente inventariate. Ad esempio, in riferimento ai beni del dominio catalografico, questi devono essere dotati di un identificativo fisico apposto sulla superficie del bene, elemento che consente l’identificazione univoca dell’oggetto e il collegamento logico con la descrizione catalografica. Il numero di inventario riferito al soggetto conservatore del bene costituirà così il legame univoco fra il record catalografico che descrive la risorsa fisica e il metadato descrittivo che accompagna le risorse digitali.

La tipologia, la quantità e la collocazione dei beni individuati determineranno chi (enti coinvolti e team di progetto, cfr. par. Chi (enti coinvolti e team di progetto)) dovrà contribuire al processo di digitalizzazione, nonché le modalità (cfr. par. Come) e la logistica (cfr. par. Dove) dell’acquisizione digitale.

I beni da digitalizzare devono essere predisposti in modo da risultare idonei per le diverse fasi dell’attività operativa. Essi devono essere identificati univocamente con un numero d’inventario e devono essere in condizioni conservative compatibili con gli obiettivi previsti. Lo stato di conservazione deve essere documentato, preferibilmente, con una relazione dettagliata (condition report), ed eventuali alterazioni devono essere segnalate e documentate, anche mediante scatti fotografici preventivi.

Una valutazione preliminare può indicare la necessità di interventi propedeutici alla digitalizzazione: dalla rimozione della polvere (spolveratura) fino a interventi più rilevanti di conservazione e restauro preventivo. Questo tipo di analisi può essere inserita nella documentazione progettuale, utile per lo studio della fattibilità di progetto.

Come prescrivono le norme vigenti nel settore dei beni culturali, tutte le pratiche operative che prevedono interventi o azioni dirette sui beni, digitalizzazione compresa, devono essere autorizzate dall’autorità competente ed eseguite da personale qualificato.

Un ulteriore elemento che è necessario considerare nella fase di selezione del materiale da digitalizzare è quello relativo alla presenza di diritto d’autore relativo ai beni digitalizzati o alla presenza di informazioni sensibili: si vedano a proposito le Linee guida per l’acquisizione, la circolazione e il riuso delle riproduzioni dei beni culturali in ambiente digitale allegate al Piano nazionale di digitalizzazione.