2.3. Chi (enti coinvolti e team di progetto)¶
Un progetto di digitalizzazione coinvolge necessariamente diversi soggetti che dovranno lavorare in team per lo svolgimento di una serie di attività: fra queste, le più rilevanti sono la selezione del materiale, la movimentazione (presa e ricollocazione del materiale), la pulizia e l’eventuale condizionamento e/o restauro, la produzione dei dati inventariali e catalografici (se assenti), la riproduzione digitale, la gestione dei dati e dei file.
Considerata la molteplicità di competenze e di professionalità richieste, per i progetti di maggiore rilevanza occorre prevedere, oltre alla necessaria figura del Responsabile unico del procedimento (RUP), una figura con compiti di coordinamento del gruppo di lavoro (project manager).
Nei paragrafi seguenti sono elencate le principali figure che compongono il team ottimale per un progetto di digitalizzazione, e per ciascuna di esse sono indicate le principali competenze richieste, i ruoli e le responsabilità nell’ambito del progetto.
Poiché non in tutti gli istituti e non per tutti i progetti di digitalizzazione è possibile costituire un team di lavoro che contempli tutte le figure professionali qui indicate, è fondamentale salvaguardare l’apporto di competenze. Per sopperire alla carenza di figure professionali specifiche, è consigliabile includere nel team di progetto risorse umane dotate di competenze trasversali, che possano intervenire in modo mirato nell’espletamento di attività accessorie o complessivamente meno rilevanti nell’economia del progetto.
A titolo di esempio, qualora non fosse possibile avere nel team di progetto un restauratore, è necessario che il conservatore abbia conoscenze quanto meno di conservazione preventiva. In altre circostanze, specialmente nel caso di progetti di digitalizzazione di limitate proporzioni o di scarsa complessità esecutiva, la figura dell’Assistente informatico e dell’Operatore tecnico potrebbero non essere strettamente necessarie e le attività connesse potrebbero essere svolte interamente dall’Informatico e dal Responsabile tecnico, rispettivamente. In taluni casi, il responsabile di progetto può coincidere con il conservatore.
2.3.1. Ente coinvolto, partner, sponsor¶
Un progetto di digitalizzazione può coinvolgere uno o più enti (istituti e luoghi della cultura, centri di ricerca, università, imprese, associazioni ecc.). Nel caso in cui più enti venissero coinvolti all’interno del medesimo progetto di digitalizzazione, uno di essi può svolgere il ruolo di capofila e agire in partenariato con gli altri; l’ente capofila deve assicurare lo svolgimento omogeneo del progetto e l’aderenza alle presenti Linee guida. Si può anche prevedere la partecipazione di sponsor per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
2.3.2. Responsabile unico del procedimento (RUP)¶
Il Responsabile unico del procedimento è la figura prevista dall’art. 5 della L. 241/1990, i cui compiti sono stabiliti dall’art. 6 della medesima legge e dall’art. 31 del D.Lgs. 50/2016 e s.m.i.
Il Responsabile unico del procedimento controlla l’esecuzione del contratto dotandosi degli strumenti ed eventualmente delle figure previste dalla legislazione appena richiamata. Si tratta di un ruolo interno all’amministrazione.
2.3.3. Responsabile del progetto (Project manager)¶
Il responsabile del progetto o project manager supervisiona il progetto ed è responsabile della realizzazione dei risultati attesi all’interno degli obiettivi e dei vincoli identificati (tempi, qualità e costi), garantendo l’uso efficace delle risorse assegnate.
Il project manager verifica l’attuazione del piano di progetto redatto insieme al conservatore, in cui si esplicitano obiettivi generali, obiettivi specifici, risultati e attività. Egli supporta la definizione dei documenti da produrre nelle fasi di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto.
In particolare, in collaborazione con il conservatore, il project manager individua gli indicatori, gli strumenti di verifica degli indicatori e le condizioni esterne utili al raggiungimento degli obiettivi, avendo cura di identificare anche i principali rischi ostativi e le adeguate strategie di mitigazione.
In caso di difficoltà procedurali o operative, il project manager fornisce elementi utili alla messa a punto di soluzioni concrete. A questa figura sono richieste buone capacità comunicative per tenere insieme i vari membri del gruppo di lavoro e adeguate conoscenze degli aspetti operativi per poter al meglio individuare punti di forza e di debolezza dell’intero processo.
Può essere una figura professionale interna o esterna all’organizzazione. Il Responsabile Unico del Procedimento può avvalersi di un project manager nell’esercizio delle funzioni previste dalla norma.
2.3.4. Conservatore (esperto di dominio)¶
Il conservatore (sia esso architetto, archeologo, bibliotecario, archivista, storico dell’arte, demoetnoantropologo, ecc.), inteso qui come conservatore del patrimonio e non come conservatore dei dati, è lo specialista di dominio e ha la migliore conoscenza sui beni oggetto della campagna di digitalizzazione. Ha la responsabilità scientifica delle attività; ha il compito di esplicitare le ragioni per cui la campagna viene realizzata; seleziona, in accordo con il restauratore, il materiale da digitalizzare; redige il quadro logico in cui si chiariscono gli obiettivi generali, gli obiettivi specifici, i risultati e le attività; dà al catalogatore indicazioni sulle più opportune modalità descrittive, segnalando specificità e caratteristiche peculiari dei beni oggetto della campagna; valuta la qualità dell’attività di riproduzione e di descrizione; infine, prepara la documentazione scientifica utile alla promozione degli esiti della campagna.
2.3.5. Restauratore¶
Il restauratore è il professionista che definisce lo stato di conservazione dei beni da digitalizzare e mette in atto tutte le azioni dirette e indirette utili a limitare i processi di degrado dei beni e a mitigare i fattori di rischio associati alle attività di digitalizzazione, assicurandone la conservazione e salvaguardandone l’integrità fisica.
A tal fine, nell’ambito della campagna di digitalizzazione, il restauratore analizza i dati relativi ai materiali, alla tecnica di esecuzione e allo stato di conservazione dei beni. Sulla base di queste informazioni, il restauratore indica la fattibilità di tutte le azioni direttamente e indirettamente legate al processo di digitalizzazione. In collaborazione con il conservatore, il restauratore verifica lo stato conservativo del materiale da digitalizzare e convalida la scelta dei beni inclusi nel progetto; valuta l’opportunità di effettuare interventi preliminari alla digitalizzazione, come procedere a una preparatoria pulizia e il ricondizionamento dei beni; dà eventuali indicazioni restrittive circa la movimentazione; esprime, a partire dalle proposte dell’operatore tecnico, un parere circa l’impatto sui beni delle tecnologie da usare per la digitalizzazione; ne predispone il restauro, se necessario; sovrintende e coordina la movimentazione del materiale, in collaborazione con gli addetti alla logistica; verifica le condizioni ambientali in cui avviene la digitalizzazione (luce, temperatura, umidità e modalità d’uso delle apparecchiature). Infine, il restauratore ha cura di verificare, nel caso in cui la digitalizzazione avvenga in un luogo esterno all’istituto di conservazione, l’adeguatezza dei mezzi e delle modalità di movimentazione e dei locali presso i quali i beni devono essere trasferiti per le attività di digitalizzazione.
2.3.6. Addetto alla logistica¶
Per una più efficace gestione dei processi di movimentazione interna e/o esterna dei beni, è opportuno individuare una figura di addetto alla logistica che, tenendo conto delle indicazioni del restauratore, segua tutte le fasi in cui i beni transitano da un luogo all’altro o siano in generale movimentati. L’addetto alla logistica si occupa anche delle modalità di imballaggio e della messa in sicurezza dei beni durante il trasporto.
2.3.7. Responsabile tecnico¶
Il responsabile tecnico ha il compito di individuare le attrezzature e i flussi di lavoro più efficaci ed efficienti adatti al progetto. Risponde al RUP oppure al project manager. Forma gli operatori tecnici per le specificità del progetto ed è responsabile del corretto funzionamento delle apparecchiature.
2.3.8. Operatore tecnico¶
Risponde al responsabile tecnico. Esegue la digitalizzazione del materiale e deve possedere adeguata conoscenza della strumentazione utilizzata.
2.3.9. Catalogatore¶
È la figura professionale a cui sono richiesti specifici requisiti di formazione nel dominio di riferimento (architetto, archeologo, bibliotecario, archivista, storico dell’arte, demoetnoantropologo, ecc.). Ha il compito di produrre i dati descrittivi del materiale da digitalizzare quando assenti e di verificarne la qualità nel caso questi fossero già esistenti.
Possono essere previste più figure di catalogatori operative contemporaneamente per la descrizione più rapida e/o esaustiva dei beni. Il catalogatore si rapporta con l’informatico per la produzione dei metadati.
2.3.10. Informatico¶
Insieme al conservatore, l’informatico assicura che la produzione dei file digitali avvenga coerentemente con quanto stabilito nel Piano di gestione dei dati (si vedano a tal proposito le Linee guida per la redazione del piano di gestione dei dati (Data Management Plan), allegate al PND. È responsabile della generazione dei metadati descrittivi, tecnici e gestionali, che vanno redatti in base agli standard di metadatazione richiesti nel progetto (cfr. par. Diritti).
2.3.11. Assistente informatico¶
Si occupa della gestione e del funzionamento delle apparecchiature informatiche e dei software, rapportandosi con i sistemisti per eventuali problemi di rete.